هل ترغب في إنشاء مخطط انسيابي مفصل ومصقول في Visio تلقائيا من مصنف Excel؟ يمكنك القيام بذلك باستخدام قوالب Data Visualizer. يحتوي كل قالب على مصنف Excel مقترن يستخدم لتحويل بيانات المعالجة إلى مخطط انسيابي في Visio. يمكنك أيضا استخدام قالب Excel المخصص الخاص بك، وتعيين بيانات Excel إلى أشكال في معالج إنشاء رسم تخطيطي من البيانات، وإنشاء الرسم التخطيطي تلقائيا. يمكنك أيضا إضافة أعمدة بيانات إضافية في Excel يتم تحويلها إلى بيانات شكل Visio.
يدعم Visio أيضا المزامنة ثنائية الاتجاه بين رسم Visio التخطيطي ومصنف Excel. لا يمكنك فقط إنشاء مخطط انسيابي، عن طريق تحرير البيانات في Excel وتحديث الرسم التخطيطي من Visio، ولكن يمكنك أيضاً إجراء تغييرات على الرسم التخطيطي Visio وتحديث بيانات Excel من الرسم التخطيطي.
تتوفر القدرة على استخدام قوالب Data Visualizer فقط مع Visio خطة 2. إن لم تكن متأكداً من إصدار Visio الذي تستخدمه، فحدد ملف > الحساب > حول Visio. راجع Visio Plan 2 لمعرفة المزيد حول إصدار الاشتراك من Visio.
إذا واجهت صعوبة في رؤية قوالب "العرض المصور للبيانات" أو إذا كانت لديك أسئلة أخرى حول كيفية البدء، تفضل بزيارة صفحة أسئلة متداولة حول "العرض المصور للبيانات".
ملاحظة: لاستخدام هذه الميزة، يجب أن يكون لديك اشتراك Microsoft 365. إذا كنت مشتركا Microsoft 365 ، فتأكد من أن لديك أحدث إصدار من Office. إذا كنت أحد متخصصي تكنولوجيا المعلومات الذين يديرون عملية تحديث Microsoft 365، فاطلع على صفحة إصدارات قنوات التحديثللتعرّف على التحديثات المتوفرة في كل قناة.
في هذه المقالة
إنشاء رسم تخطيطي للعرض المصوّر للبيانات
قبل البدء
اجمع الأفكار واعمل عليها في نموذج مسودة على ورق أو اكتب بالحبر. يمكن أن تساعدك هذه المسودة الأوّلية على بدء العمل وإجراء الخطوات التالية بسلاسة أكبر.
لإنشاء رسم تخطيطي "للعرض المصوّر للبيانات"، يمكنك العمل في Excel وVisio في الوقت نفسه. قد تجد أنه من الأسهل العمل في نافذتين على جهاز Windows أو في بيئة أجهزة عرض متعددة. تساعدك المقارنة المرئية لعملك بين Excel وVisio على التأكد من قيامك بالإجراء الذي تخطط لتنفيذه.
المستحسنة شاهد فيديو Microsoft Office هذا لمشاهدته أثناء العمل: عرض مصور للبيانات: عرض توضيحي.
المرحلة 1: اختر قالب "العرض المصوّر للبيانات"
-
افتح Visio أو حدد ملف > جديد إذا كنت تقوم بتحرير رسم تخطيطي.
-
حدد قوالب.
-
حدد مخطط انسيابي.
-
حدد مخطط انسيابي أساسي - عرض مصور للبيانات، مخطط انسيابي للوظائف التبادلية - عرض مصور للبيانات، أو رسم تخطيطي للتدقيق - مصور للبيانات.
يتضمن قالب "عرض مصوّر للبيانات" أيقونة Excel في الزاوية العلوية اليمنى.
للحصول على المزيد من المعلومات حول المخططات الانسيابية والأشكال الخاصة بها، راجع إنشاء مخطط انسيابي أساسي وإنشاء مخطط انسيابي للوظائف التبادلية.
المرحلة 2: إنشاء مصنف Excel
-
في قالب المعاينة، حدد قالب بيانات Excel.
ملاحظة إذا كنت تريد استخدام نفس نماذج قوالب Excel المستخدمة في هذه المقالة للرجوع إليها، فيمكنك تنزيلها من الارتباطات التالية:
-
حدد ملف > حفظ وحدد موقع خادم الشبكة أو جهاز الكمبيوتر أو مكتبة مستندات SharePoint، ثم أدخل اسم ملف، وحدد حفظ.
-
لإضافة ورقة عمل جديدة، في أسفل المصنف، حدد ورقة جديدة
-
إنشاء جدول Excel. لمزيد من المعلومات حول استخدام جداول Excel، راجع نظرة عامة على جداول Excel وإنشاء جدول Excel أو حذفهوتغيير حجم جدول عن طريق إضافة صفوف وأعمدة أو إزالتها.
-
قم بإضافة صفوف وأعمدة إلى الجدول الذي يتم استخدامه لإنشاء رسم تخطيطي لـ Visio. هناك متطلبات معينة لرؤوس أعمدة جدول Excel وقيمه. استخدم المقطع كيفية تفاعل أعمدة Excel مع مكونات المخطط الانسيابي لـ Visio كدليل مرئي.
المرحلة 3: إضافة بيانات شكل إضافية إلى جدول Excel (اختياري)
-
افحص علامة التبويب مخطط عملية في قالب Excel. الأعمدة في جدول Excel ملونة باللونين الأزرق والأخضر. يوفر اللون إثباتاً بصرياً للاختلاف بين الأعمدة.
يتم استخدام الأعمدة ذات اللون الأزرق لإنشاء المخطط الانسيابي في الرسم التخطيطي لـ Visio. تتم أيضاً إضافة كل الأعمدة كبيانات للشكل.
-
لإضافة بيانات شكل إضافية، أضف عموداً أو أكثر لجدول Excel.
تشير الأعمدة ذات اللون الأخضر إلى بيانات الشكل الإضافية التي يمكنك إضافتها إلى كل شكل. يمكنك إضافة أي عدد من الأعمدة الإضافية. بشكل افتراضي، هذا البيانات غير مرئية في الرسم التخطيطي، إلا إذا قمت بإضافة رسومات البيانات. لعرض بيانات الشكل في الرسم التخطيطي لـ Visio، حدد البيانات > نافذة بيانات الشكل. للحصول على المزيد من المعلومات حول بيانات الشكل ورسومات البيانات، راجع إضافة بيانات إلى الأشكال ورسومات البيانات، نظرة عامة.
المرحلة 4: إنشاء رسم تخطيطي في Visio باستخدام المعالج
-
قم بالتبديل إلى Visio، وفي معاينة القالب حدد وحدة القياس ثم حدد إنشاء.
-
في الصفحة الأولى من المعالج إنشاء رسم تخطيطي من البيانات، نفّذ ما يلي:
-
ضمن ما هو الرسم التخطيطي الذي تريد إنشاؤه من البيانات، حدد قالب: مخطط انسيابي أساسي أو مخطط انسيابي للوظائف التبادلية (أفقي) أو مخطط انسيابي للوظائف التبادلية (عمودي).
-
ضمن تحديد مصنف Excel، حدد مصنفاً من قائمة المصنفات المستخدمة مؤخراً، أو حدد استعراض لتحديد موقع المصنف الذي أنشأته في المرحلة 2.
-
ضمن تحديد جدول أو نطاق مخصص في المصنف، حدد الجدول الذي يحتوي على بيانات عملية Excel.
-
حدد إنهاء. هذا يعمل على قبول جميع القيم الافتراضية التي يقوم Visio بتعبئتها للصفحات الأخرى في المعالج.
-
ونتيجة لذلك، يتم تلقائياً إنشاء الرسم التخطيطي داخل حاوية. تتم إضافة صفحات Visio إضافية وفقاً لحجم المخطط الانسيابي.
المرحلة 5: حفظ رسم Visio التخطيطي
-
حدد ملف > حفظ، واعثر على موقع، وأدخل اسم ملف، ثم حدد حفظ.
ومن الجيد الاحتفاظ بملفات Excel وVisio في الموقع نفسه نظراً لاستخدامهم معاً.
المرحلة 6: مزامنة البيانات والرسم التخطيطي
بعد إنشاء رسم تخطيطي بعرض مصوّر للبيانات، قد يلزم إدخال تغييرات عليه. يدعم Visio أيضاً المزامنة ثنائية الاتجاه بين بيانات المصدر والرسم التخطيطي.
تلميح احتفظ بكلا الملفين متزامنين ومحدثين بعد الانتهاء من العمل معهم. عند تغيير بيانات Excel، قم بتحديث الرسم التخطيطي؛ عند تغيير محتوى الرسم التخطيطي، قم بتحديث بيانات Excel.
لتعديل البيانات في Excel ثم تحديث الرسم التخطيطي
-
قم بإجراء تغييرات على مصدر البيانات في جدول Excel. يمكنك إضافة صفوف أو تحديثها أو حذفها.
-
احفظ مصنف Excel.
-
في Visio، انقر فوق حاوية الرسم التخطيطي لتمكين علامة تبويب تصميم أدوات البيانات في الشريط، ثم حدد تحديث الرسم التخطيطي.
ونتيجة لذلك، يتم عرض التغييرات التي أجريتها في مصنف Excel في الرسم التخطيطي لـ Visio. لاحظ ما يلي:
-
إذا قمت بأي تغييرات في الرسم التخطيطي، والتي قد تُفقد بعد التحديث، فسيعرض Visio مربع الحوار تعارض في تحديث الرسم التخطيطي.
-
لا يُجري التحديث تغييرات إلا على الأشكال والتوصيلات داخل الحاوية.
-
يتم الاحتفاظ بأية تغييرات في التنسيق تُجريها على الأشكال أو الموصلات داخل الحاوية.
-
احتفظ بجميع أشكال الرسم التخطيطي وخطوط الموصلات داخل الحاوية. لا تتأثر أي عناصر أخرى موجودة على الصفحة ولكن خارج الحاوية. للحصول على المزيد من المعلومات حول الحاويات، اطلع على توضيح بنية الرسومات التخطيطية باستخدام الحاويات والقوائم.
لتعديل المحتوى في الرسم التخطيطي ثم تحديث في Excel
-
قم بإجراء تغييرات في رسم Visio التخطيطي. يمكنك إضافة الأشكال والموصلات أو تحديثها أو حذفها.
-
إذا كان مصنف Excel على كمبيوتر سطح المكتب أو خادم ملفات الشبكة، فتأكد من حفظه وإغلاقه.
-
انقر فوق حاوية الرسم التخطيطي لتمكين علامة تبويب تصميم أدوات البيانات في الشريط، ثم حدد تحديث بيانات المصدر.
ونتيجة لذلك، يتم تحديث التغييرات التي أجريتها في الرسم التخطيطي لـ Visio في مصنف Excel. في حالة فقد البيانات في Excel، فإن Visio يعرض مربع الحوار تعارض في تحديث بيانات المصدر. لتجنب المشاكل، استخدم أفضل الممارسات التالية:
-
حفظ نسخة احتياطية لبيانات Excel قبل الكتابة فوق التغييرات.
-
في مصنف Excel، استخدم "جدول Excel" كمصدر لبياناتك، وليس نطاق مخصص. بعد أن تحدد الكتابة فوق في مربع حوار تحديث بيانات المصدر، يحوّل Visio النطاق المخصص إلى جدول Excel.
-
لا تستخدم الصيغ في مصدر بيانات Excel. بعد تحديد الكتابة فوق في مربع حوار تحديث بيانات المصدر، يقوم Visio بتحويل الصيغة إلى ناتج الصيغة.
-
لقد قمت بإنشاء الرسم التخطيطي باستخدام الخيار التالي في معالج "إنشاء رسم تخطيطي من البيانات" حيث يتم تعيين أعمدة البيانات إلى دالات ومراحل: تعيين > المزيد من الخيارات > الاحتفاظ بترتيب قيم العمود من البيانات الخاصة بك لإنشاء > تحديد الدالة أو مخطط التدفق أو تحديد المرحلة أو المخطط الزمني. في هذه الحالة، يتطلب Visio عموداً إضافياً في البيانات الخاصة بك لتمثيل الاتصال بين الأشكال. بعد تحديد الكتابة فوق في مربع الحوار تحديث بيانات المصدر، تتم إضافة العمود الإضافي.
-
لقد قمت بإنشاء رسم تخطيطي لمخطط انسيابي للوظائف التبادلية مع كل من الحارات والمراحل استناداً إلى ترتيب قيم البيانات في Excel. لقد قمت بإنشاء الرسم البياني باستخدام الخيار التالي في إنشاء رسم تخطيطي من معالج البيانات حيث ترتبط أعمدة البيانات بخطوات العملية والأنشطة: تعيين > تحديد كيفية توصيل خطوات العملية/الأنشطة > التوصيل بشكل تسلسلي. في هذه الحالة، يتطلب Visio عموداً إضافياً في البيانات الخاصة بك لتمثيل الاتصال بين الأشكال. إذا قمت بتغيير ترتيب الحارات أو المراحل في الرسم التخطيطي، يتغير الترتيب في مصدر البيانات. بعد أن تحدّد الكتابة فوق في مربع الحوار تحديث بيانات المصدر، لن تتبع الحارات والمراحل الموجودة في الرسم التخطيطي ترتيب البيانات الموجودة في مصنف Excel بعد الآن.
المرحلة 7: تخصيص التفاعل بين جدول Excel ورسم Visio التخطيطي (اختياري)
هناك حالات ترغب فيها في تخصيص إنشاء الرسومات التخطيطية لـ "عرض مصوّر للبيانات" الخاصة بك. على سبيل المثال، قد ترغب في استخدام أشكال مختلفة لتتوافق مع معايير المؤسسة الخاصة بك، أو التعيين إلى أسماء أعمدة مختلفة في جدول Excel.
-
عند تحديد إنشاء لإدخال المعالج إنشاء رسم تخطيطي من البيانات وبعد إدخال قيم في الصفحة الأولى (راجع المرحلة 4)، حدد التالي أو رجوع لعرض كل صفحة في المعالج.
-
حدد تعليمات (؟) للحصول على المزيد من المعلومات حول كيفية تخصيص كل خيار على الصفحة. للحصول على المزيد من المعلومات، راجع، استخدام "إنشاء رسم تخطيطي" من معالج البيانات.
كيفية تفاعل أعمدة Excel مع مكونات المخطط الانسيابي لـ Visio
استخدم المعاينة التالية للصورة لفهم كيفية استخدام كل عمود Excel لإنشاء المخطط الانسيابي Visio.
لاحظ أنه يتم استخدام سلسلة من "علامات التبويب" ("المعرف" و"الوصف" و"المعرف التالي" وما إلى ذلك) أدناه لتوضيح الأعمدة المختلفة لجدول Excel. انقر فوق اسم علامة تبويب لمشاهدة الرسم التوضيحي لهذا العمود.
معرف خطوة العملية رقم يحدد كل شكل في المخطط الانسيابي. هذا العمود مطلوب، ويجب أن تكون كل قيمة في جدول Excel فريدة وليست فارغة. لا تظهر هذه القيمة على المخطط الانسيابي.
وصف خطوة العملية تمت إضافة نص إلى كل شكل في المخطط الانسيابي.
معرف الخطوة التالية معرف خطوة العملية للشكل التالي في التسلسل. يحتوي الشكل التفريعي على خطوتين تالية ويتم تمثيله بأرقام مفصولة بفواصل مثل 4,5. يمكنك الحصول على أكثر من خطوتين تالية.
تسمية الموصل بالنسبة للأشكال الفرعية، يتم تمثيل تسميات الموصل كنص مفصول بفاصلة، مثل نعم، لا. نعم يتوافق مع 4 ولا يتوافق مع 5 في المثال.
نوع الشكل نوع الشكل الذي تريد تمثيله في الرسم التخطيطي ل Visio، مثل العملية أو القرار. توصي Microsoft باستخدام القوائم المنسدلة للمساعدة في التحقق من صحة اختياراتك.
الدالة والمرحلة الدالة (أو الحارة) والمرحلة (أو المخطط الزمني) التي ينتمي إليها كل شكل. ينطبق هذا العمود فقط على رسم تخطيطي للمخطط الانسيابي للوظائف التبادلية ويتم تجاهله بواسطة رسم تخطيطي للمخطط الانسيابي الأساسي.
استخدام قوالب استنسل الأخرى لإنشاء رسم تخطيطي للعرض المصوّر للبيانات
بالإضافة إلى استخدام قوالب "عرض مصور للبيانات"، يمكنك أيضا استخدام قوالب استنسل من قوالب أخرى عند إنشاء رسم تخطيطي لمعرض مصور للبيانات. على سبيل المثال، إنشاء رسومات تخطيطية للعمليات للمعاملات المالية أو إدارة المخزون. يوجد أيضاً قوالب استنسل لعملية موجهة أخرى بما في ذلك قوالب BPMN الأساسية وعناصر سير العمل. يمكنك إضافة أشكالاً مخصصة باستخدام استنسل الأشكال الخاصة بي. للحصول على مزيد من المعلومات، اطلع على إنشاء قوالب الاستنسل المخصصة وحفظها ومشاركتها.
-
افتح رسماً تخطيطياً "للعرض المصور للبيانات" (مخطط انسيابي أساسي أو مخطط انسيابي للوظائف التبادلية) الذي قمت بإنشائه مسبقاً.
-
حدد إنشاء للدخول إلى معالج إنشاء رسم تخطيطي من البيانات، وبعد إدخال قيم في الصفحة الأولى، حدد التالي حتى تظهر صفحة تعيين شكل في المعالج.
-
أضف قالباً واحداً من الاستنسل أو أكثر باستخدام الخيار مزيد من الأشكال.
-
حدد أي شكل وقم بتعيينه إلى قيم البيانات لعمود نوع الشكل عن طريق سحبه.
إنشاء رسومات تخطيطية للمعالجة الفرعية وربطها
حاليا، لا تدعم ميزة "عرض مصور للبيانات" إنشاء عمليات فرعية من جدول Excel واحد. ومع ذلك، يمكنك إنشاء رسومات تخطيطية متعددة باستخدام جداول مختلفة في ملف Visio واحد، ثم ربط الأشكال كحل بديل.
-
في تطبيق Visio لسطح المكتب، حدد قالب Data Visualizer ثم حدد ارتباط قالب بيانات Excel لفتح Excel. ثم حدد Create لفتح قالب Visio Data Visualizer.
-
استخدم قالب بيانات Excel لإنشاء جداول للعمليات والعمليات الفرعية. ضع الجدول لكل عملية فرعية في ورقة مختلفة ثم احفظ ملف Excel.
على سبيل المثال، الورقة 1: العملية الرئيسية، الورقة 2: SubProcess1، الورقة 3: SubProcess2.
-
قم بالتبديل مرة أخرى إلى تطبيق Visio لسطح المكتب واستخدم المعالج لاستيراد جدول "العملية الرئيسية" إلى الصفحة 1 من لوحة Visio.
-
أسفل اللوحة، حدد الأيقونة + لإنشاء صفحة 2. في علامة التبويب بيانات، حدد إنشاء لتشغيل معالج الاستيراد مرة أخرى. اختر استيراد البيانات من الورقة التالية في مصنف Excel وإكمال الخطوات في المعالج.
-
تابع إنشاء صفحات جديدة في Visio واستخدام المعالج لكل جدول من جداول بيانات العملية الفرعية التي قمت بإنشائها.
-
وأخيرا، حدد الصفحة التي تحتوي على الرسم التخطيطي للعملية الرئيسية وانقر بزر الماوس الأيمن فوق شكل للارتباط بعملية فرعية. حدد ارتباط تشعبي واربطه بأي شكل في أحد الرسومات التخطيطية للعملية الفرعية.
تطبيق "رسومات البيانات" على الرسم التخطيطي
يمكنك تحسين الرسم التخطيطي بإضافة رسومات البيانات، مما يجعل بيانات الشكل مرئية في الرسم التخطيطي. في الواقع، يمكنك تحويل الرسم التخطيطي إلى لوحة معلومات للعمليات تعرض فيها رسومات البيانات معلومات مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) باستخدام أيقونات رسومات البيانات استناداً إلى بيانات الشكل.
-
افتح الرسم التخطيطي للعرض المصوّر للبيانات.
حدد الحاوية التي تريد تطبيق "رسومات البيانات" عليها.
-
حدد بيانات > حقول رسومات البيانات.
-
حدد حقول رسومات البيانات التي تريد إضافتها للرسم التخطيطي.
يتم تطبيق رسومات البيانات على الرسم التخطيطي بالكامل. لإخفاء رسومات البيانات لبعض الأشكال، اترك قيم أعمدة البيانات فارغة في مصنف Excel لهذه الصفوف.
-
ويمكنك تعيين خيارات إضافية في علامة تبويب البيانات، إذا أردت ذلك. للحصول على مزيد من المعلومات، اطلع على رسومات البيانات، نظرة عامة.
إدارة مصنف Excel المرتبط بالرسم التخطيطي
قد تحتاج أحيانا إلى إعادة ربط مصنف Excel المقترن أو تحديثه. يمكنك القيام بذلك بسهولة من Visio.
إعادة ربط مصنف Excel بالرسم التخطيطي ل Visio
إذا تمت إعادة تسمية مصنف Excel المرتبط برسم تخطيطي "عرض مصور للبيانات" أو نقله إلى موقع مختلف، عندئذ قطع الارتباط بين رسم Visio التخطيطي ومصنف Excel. يمكن أن تحدث هذه المشكلة أيضا إذا قمت بإعادة تسمية جدول Excel.
-
حدد الحاوية للرسم التخطيطي "عرض مصور للبيانات". وهذا يمكن علامة التبويب تصميم أدوات البيانات في الشريط.
-
حدد تصميم أدوات البيانات > إعادة ربط بيانات المصدر.
-
استعرض للوصول إلى مصنف Excel الذي تمت إعادة تسميته أو نقله.
-
حدد جدولا أو نطاقا مخصصا في المصنف.
-
لإصلاح الارتباط المقطوع، حدد Relink.
عندما تحاول تحديث الرسم التخطيطي أو تحديث البيانات المصدر ويتم قطع الارتباط، يطالبك Visio أيضا بإعادة الارتباط.
مهم لا تغير أسماء الأعمدة في جدول Excel المرتبط بالرسم التخطيطي. وإلا، تفشل عملية إعادة الارتباط.
فتح مصنف Excel المرتبط بالرسم التخطيطي
يمكنك تغيير المحتوى المرتبط في Excel مباشرة من Visio. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى إضافة الكثير من المحتوى وتجد أنه من الأسهل تحرير البيانات في جدول بيانات.
-
في Visio، حدد الحاوية للرسم التخطيطي "عرض مصور للبيانات". وهذا يمكن علامة التبويب تصميم أدوات البيانات في الشريط.
-
حدد تصميم أدوات البيانات > بيانات مفتوحة المصدر.
-
قم بإجراء التغييرات في Excel، ثم احفظ المصنف وأغلقه.
-
للاطلاع على التغييرات في الرسم التخطيطي، حدد تصميم أدوات البيانات > تحديث الرسم التخطيطي.
الخطوات التالية
فيما يلي بعض المهام التي قد ترغب في القيام بها بعد إنشاء رسم تخطيطي "للعرض المصوّر للبيانات".
-
النُسق إن النسق في Visio عبارة عن مجموعة من الألوان والتأثيرات التي يمكنك تطبيقها على رسم بواسطة نقرة واحدة فقط. وتُعد النُسق طريقة سريعة لتوفير مظهر احترافي لرسوماتك. لمزيد من المعلومات، راجع تطبيق مظهر احترافي على الرسومات باستخدام النسق.
-
تخطيط يحتوي Visio على أدلة يدوية وأدوات تلقائية للمساعدة في ضمان محاذاة الأشكال في الرسم التخطيطي وتباعدها بشكل جيد. يساعد ذلك على جعل الرسم واضحا قدر الإمكان وإعطائه مظهرا مرتبا بشكل جيد. لمزيد من المعلومات، راجع محاذاة الأشكال ووضعها في رسم تخطيطي.
-
تصدير يمكنك تصدير رسم تخطيطي للعرض المصوّر للبيانات ومصنف Excel المقترن به بتنسيق حزمة قوالب Visio (vtpx.). تحفظ حزمة قوالب Visio إعدادات الرسم التخطيطي وقوالب الاستنسل والبيانات ليستخدمها الآخرون كنقطة بداية سريعة لإنشاء الرسم التخطيطي للعرض المصوّر للبيانات الخاص بهم. يمكن للمستخدمين الآخرين تثبيت حزمة القوالب على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم. لمزيد من المعلومات، راجع تصدير حزمة قالب "عرض مصور للبيانات" وتثبيتها.
