Ниже приведены некоторые советы по подготовке электронной таблицы Excel к слиянию. Проверьте следующее:
-
Названия столбцов в электронной таблице должны соответствовать именам полей, которые нужно вставить при слиянии. Например, чтобы обращаться к читателям по именам в документе, потребуются отдельные столбцы для имен и фамилий.
-
Все данные, участвующие в слиянии, должны находиться на первом листе электронной таблицы.
-
Записи данных, содержащие значения в процентах, денежные значения и почтовые индексы, в электронной таблице должны быть надлежащим образом отформатированы, чтобы приложение Word правильно их прочитало.
-
Электронная таблица Excel, которая будет использоваться в слиянии, должна храниться на локальном компьютере.
-
Изменения и дополнения необходимо внести в электронную таблицу до ее подключения к документу для слияния в Word.
Примечания:
-
Вы можете импортировать данные из электронной таблицы Excel, выполнив импорт из файла с разделителями-запятыми (CSV) или текстового файла (TXT), и создать новую электронную таблицу с помощью мастера импорта текста.
-
Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word.
Подключение и изменение списка рассылки
Подключение к источнику данных Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
Изменение списка рассылки
-
Нажмите кнопку Изменить список получателей.
-
В разделе Получатели слияния снимите флажок рядом с именами тех людей, которым не нужно получать вашу рассылку.
Примечание: Вы также можете отсортировать и отфильтровать список, чтобы облегчить поиск имен и адресов. Дополнительные сведения см. в статье Сортировка данных для слияния и Фильтрация данных для слияния.
Вы можете вставить одно или несколько полей слияния, которые берут данные из электронной таблицы и помещают в документ.
Для вставки полей слияния на конверт, наклейку, сообщение электронной почты или письмо
-
нажмите Рассылки > Блок адреса.
Дополнительные сведения см. в статье Вставка блока адреса
-
Чтобы добавить строку приветствия, выберите пункт Строка приветствия.
Дополнительные сведения см. в статье Вставка строки приветствия.
-
Сведения о том, как добавить поля слияния, такие как номера счетов, см. в статье Вставка полей слияния.
-
Нажмите кнопку ОК.
-
В меню Файл выберите команду Сохранить.
Если вы хотите подробнее узнать о возможностях для настройки сообщения электронной почты, см. статью Слияние электронной почты в Word.
Вставив нужные поля слияния, просмотрите результаты, чтобы убедиться, что содержимое в порядке. После этого вы можете завершить процесс слияние.
-
Нажмите Рассылки > Просмотр результатов.
-
Перемещаясь по записям в источнике данных с помощью кнопок Следующая запись
-
Нажмите Найти и объединить > Печать документов или Отправка сообщений электронной почты.
При сохранении документа слияния подключение к источнику данных сохраняется. Вы можете повторно использовать документ слияния для следующей массовой рассылки.
-
Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.
Ниже приведены некоторые советы по подготовке электронной таблицы Excel к слиянию. Проверьте следующее:
-
Названия столбцов в электронной таблице должны соответствовать именам полей, которые нужно вставить при слиянии. Например, чтобы обращаться к читателям по именам в документе, потребуются отдельные столбцы для имен и фамилий.
-
Все данные, участвующие в слиянии, должны находиться на первом листе электронной таблицы.
-
Записи данных, содержащие значения в процентах, денежные значения и почтовые индексы, в электронной таблице должны быть надлежащим образом отформатированы, чтобы приложение Word правильно их прочитало.
-
Электронная таблица Excel, которая будет использоваться в слиянии, должна храниться на локальном компьютере.
-
Изменения и дополнения необходимо внести в электронную таблицу до ее подключения к документу для слияния в Word.
Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word.
Подключение и изменение списка рассылки
Подключение к источнику данных Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
-
Нажмите кнопку Изменить список получателей.
Подробнее см. в статье Слияние: изменить получателей.
Подробнее о сортировке и фильтрации см. в статье Сортировка данных для слияния и Фильтрация данных для слияния.
-
Нажмите кнопку ОК.
Вы можете вставить одно или несколько полей слияния, которые берут данные из электронной таблицы и помещают в документ.
-
Перейдите к разделу Рассылки > Вставить поле слияния.
-
Добавьте необходимое поле.
-
При необходимости повторите шаги 1 и 2.
-
В меню Файл выберите команду Сохранить.
Если вы хотите подробнее узнать о возможностях для настройки сообщения электронной почты, см. статью Слияние электронной почты в Word.
Вставив нужные поля слияния, просмотрите результаты, чтобы убедиться, что содержимое в порядке. После этого вы можете завершить процесс слияние.
-
Нажмите Рассылки > Просмотр результатов.
-
Перемещаясь по записям в источнике данных с помощью кнопок Следующая запись и Предыдущая запись, посмотрите, как записи будут отображаться в документе.
-
Нажмите Найти и объединить > Печать документов или Слияние по электронной почте.
При сохранении документа слияния подключение к источнику данных сохраняется. Вы можете повторно использовать документ слияния для следующей массовой рассылки.
-
Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.
