การเพิ่มผู้เยี่ยมชมลงในกลุ่ม Microsoft 365

การเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมใน กลุ่มของ Microsoft 365 ช่วยให้คุณและทีมของคุณทํางานร่วมกับบุคคลจากภายนอกองค์กรของคุณโดยให้สิทธิ์พวกเขาในการเข้าถึงการสนทนากลุ่ม ไฟล์ คําเชิญในปฏิทิน และสมุดบันทึกของกลุ่ม เจ้าของกลุ่มสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้เยี่ยมชม ได้ ตัวอย่างเช่น คู่ค้า ผู้ขาย ผู้จําหน่าย หรือที่ปรึกษา

หมายเหตุ: บทความนี้เกี่ยวกับการเพิ่มผู้เยี่ยมชม - บุคคลภายนอกองค์กรของคุณ - ไปยังกลุ่ม Microsoft 365 ถ้าคุณกําลังมองหาข้อมูลเกี่ยวกับการเพิ่มสมาชิก บุคคลภายในองค์กรของคุณ - ลงในกลุ่ม Microsoft 365 ให้ดู เพิ่มและเอาสมาชิกกลุ่มออกใน Outlook

วิธีการทำงาน

People โดยใช้ กลุ่มของ Microsoft 365 สามารถใช้ Outlook บนเว็บ หรือ Outlook สำหรับ Windows เพื่อเพิ่มและจัดการผู้เยี่ยมชมในกลุ่ม Microsoft 365 ของพวกเขา ผู้เยี่ยมชมสามารถมีอีเมลแอดเดรสใดก็ได้ และบัญชีอีเมลของพวกเขาอาจเป็นบัญชีที่ทํางาน บัญชีส่วนบุคคล หรือโรงเรียนก็ได้

ขั้นตอนที่ 1 เจ้าของกลุ่ม เพิ่มผู้เยี่ยมชมลงในกลุ่ม หรือผู้เยี่ยมชมจะถูกเสนอชื่อโดยสมาชิกกลุ่ม เจ้าของกลุ่มอนุมัติผู้ได้รับการเสนอชื่อ
ขั้นตอนที่ 2 เจ้าของกลุ่มจะได้รับแจ้งว่าเนื้อหาและทรัพยากรใดที่ผู้เยี่ยมชมสามารถเข้าถึงได้ภายในกลุ่ม
ขั้นตอนที่ 3 ผู้เยี่ยมชมจะได้รับอีเมลต้อนรับและสามารถ เข้าร่วมในการสนทนากลุ่ม รับและตอบกลับคําเชิญในปฏิทิน และ เข้าถึงไฟล์กลุ่มได้

หมายเหตุ: ตามค่าเริ่มต้น ผู้เข้าร่วมจะสมัครใช้งานกลุ่ม และจะได้รับการสนทนาและเหตุการณ์ของกลุ่มทั้งหมดในกล่องจดหมายของพวกเขา ผู้เยี่ยมชมไม่สามารถยกเลิกการสมัครสมาชิกจากอีเมลกลุ่มในขณะที่พวกเขาเป็นสมาชิกของกลุ่ม

ผู้เยี่ยมชมสามารถ ออกจากกลุ่ม ได้ตลอดเวลาผ่านลิงก์ในส่วนท้ายของข้อความอีเมลของกลุ่มและคําเชิญในปฏิทินทั้งหมด

ผู้ดูแลระบบสามารถจัดการผู้เยี่ยมชมและการเข้าถึงทรัพยากรของกลุ่ม Microsoft 365 โดยใช้ PowerShell ดู ที่ จัดการการเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมในกลุ่ม Microsoft 365 สําหรับคําแนะนํา

เมื่อผู้เยี่ยมชมได้รับเชิญให้เข้าร่วมกลุ่ม พวกเขาจะได้รับข้อความอีเมลต้อนรับที่มีข้อมูลเล็กน้อยเกี่ยวกับกลุ่มและสิ่งที่พวกเขาสามารถคาดหวังได้ในตอนนี้ว่าพวกเขาเป็นสมาชิก ข้อความยังมีชุดลิงก์เพื่อช่วยให้พวกเขาเริ่มต้นใช้งานและเชื่อมต่อกับทรัพยากรของกลุ่ม

รูปภาพของข้อความต้อนรับสําหรับผู้เยี่ยมชมกลุ่ม

การโต้ตอบของสมาชิกที่เป็นผู้เยี่ยมชมทั้งหมดเกิดขึ้นผ่านกล่องขาเข้าอีเมลของพวกเขา พวกเขาไม่สามารถเข้าถึงไซต์กลุ่มได้ แต่สามารถรับคําเชิญในปฏิทิน เข้าร่วมการสนทนาทางอีเมล และถ้าผู้ดูแลระบบเปิดการตั้งค่าไว้ พวกเขาสามารถเปิดไฟล์ที่แชร์โดยใช้ลิงก์หรือสิ่งที่แนบมาได้

ข้อความอีเมลกลุ่มและคําเชิญปฏิทินทั้งหมดที่ผู้เยี่ยมชมได้รับจะมีตัวเตือนเพื่อใช้ ตอบกลับทั้งหมด เพื่อตอบกลับกลุ่ม พร้อมกับลิงก์เพื่อดูไฟล์กลุ่มและออกจากกลุ่ม มีตัวอย่างดังนี้:

อีเมลทั้งหมดที่ผู้เยี่ยมชมได้รับจากสมาชิกกลุ่มจะมีส่วนท้ายที่มีคำแนะนำและลิงก์

ตารางต่อไปนี้จะสรุปสิ่งที่ผู้เยี่ยมชมสามารถทำได้และทำไม่ได้

ฟีเจอร์	อนุญาตให้ผู้เยี่ยมชมทําได้หรือไม่
สร้างกลุ่ม	ไม่ได้
เพิ่ม/เอาสมาชิกกลุ่มออก	ไม่ได้
ลบกลุ่ม	ไม่ได้
เข้าร่วมกลุ่ม	ได้ ผ่านคำเชิญ
เริ่มการสนทนา	ได้
ตอบกลับการสนทนา	ได้
ค้นหาการสนทนา	ได้
@mention บุคคลในกลุ่ม	ไม่ได้
ปักหมุด/ทำให้กลุ่มเป็นรายการโปรด	ไม่ได้
ลบการสนทนา	ได้
"ถูกใจ" ข้อความ	ไม่ได้
จัดการการประชุม	ไม่ได้
ดูปฏิทินกลุ่ม	ไม่ได้
ปรับเปลี่ยนเหตุการณ์ในปฏิทิน	ไม่ได้
เพิ่มปฏิทินกลุ่มลงในปฏิทินส่วนบุคคล	ไม่ได้
ดูและแก้ไขไฟล์กลุ่ม	ได้ ถ้าเปิดใช้งานโดยผู้ดูแลระบบผู้เช่า
เข้าถึงสมุดบันทึก OneNote ของกลุ่ม	ใช่ การเข้าถึงจากอีเมลต้อนรับ
เรียกดูกลุ่ม	ไม่ได้

คำถามที่ถามบ่อย

ผู้เยี่ยมชมคือบุคคลที่ไม่มีบัญชีที่ทํางานหรือโรงเรียนภายในองค์กรของคุณ ซึ่งอาจเป็นลูกค้า ผู้ขาย คู่ค้า หรือบุคคลอื่นภายนอกองค์กรของคุณ

ไม่ เฉพาะบุคคลที่อยู่นอกองค์กรของคุณ เท่านั้น เช่น คู่ค้าหรือที่ปรึกษา สามารถเพิ่มเป็นผู้เยี่ยมชมได้ คุณสามารถเชิญบุคคลจากภายในองค์กรของคุณให้เข้าร่วมเป็นสมาชิกกลุ่มปกติได้

ได้ คุณทำได้ ที่ติดต่อจดหมายภายนอกเป็นที่ติดต่อที่แสดงอยู่ในสมุดรายชื่อส่วนกลางขององค์กรของคุณ ตัวอย่างของผู้ติดต่อชนิดนี้คือบริษัทผู้จัดจําหน่ายที่ให้บริการแก่องค์กรของคุณเป็นประจํา

ผู้ดูแลระบบของคุณต้องเปิดคุณลักษณะผู้เยี่ยมชมก่อนจึงจะสามารถเพิ่มผู้เยี่ยมชมได้ เมื่อคุณเห็นข้อความให้ติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณ เป็นไปได้ว่าฟีเจอร์ผู้เยี่ยมชมยังไม่ได้เปิดใช้งาน ดู ที่ จัดการการเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมในกลุ่ม Microsoft 365 สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม

ไม่ได้ ผู้เยี่ยมชมจะไม่สามารถดูข้อความที่ป้องกันด้วยการจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) ได้

คุณอาจได้รับรายงานแจ้งการนําส่งไม่สําเร็จเมื่อคุณตอบกลับข้อความกลุ่มด้วยที่อยู่อีเมลที่แตกต่างจากอีเมลที่คุณใช้เมื่อคุณเข้าร่วมหรือถูกเพิ่มลงในกลุ่ม ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเข้าร่วมกลุ่มเป็น seanc@contoso.com แต่ลองตอบกลับข้อความกลุ่มในกล่องจดหมายเข้าของคุณจาก seanc@service.contoso.com คุณจะได้รับรายงานแจ้งการนําส่งไม่ถึงผู้รับ

ใช่ สมาชิกกลุ่ม (ไม่ใช่ผู้เยี่ยมชม) สามารถแชร์ไฟล์กลุ่มMicrosoft 365 กับบุคคลภายนอกองค์กรได้โดยใช้ตัวควบคุม การแชร์ และเลือก เฉพาะบุคคล เป็นผู้ชม จากนั้นคุณจะใส่ชื่อหรือที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการแชร์ไฟล์ด้วย

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แชร์ไฟล์และโฟลเดอร์กับ Microsoft 365 Business

สิ่งที่แนบมาแบบสมัยใหม่คือไฟล์ที่เก็บอยู่บน OneDrive สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน ลิงก์เดียวไปยังผู้รับทั้งหมด เนื่องจากไฟล์ถูกเก็บไว้ในระบบคลาวด์ ผู้รับทั้งหมดสามารถอ่านและแก้ไขไฟล์ได้โดยไม่ต้องกระทบยอดแต่ละสําเนา

ในกลุ่ม Microsoft 365 สิ่งที่แนบมาที่ทันสมัยจะแชร์กับสมาชิกหรือผู้เยี่ยมชมของกลุ่มเท่านั้น เมื่อข้อความที่มีสิ่งที่แนบมาที่ทันสมัยถูกส่งต่อไปยังผู้เยี่ยมชมที่เป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม เขาหรือเธอจะสามารถเข้าถึงสิ่งที่แนบมาได้หลังจากลงชื่อเข้าใช้ด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน ถ้าข้อความถูกส่งต่อไปยังบุคคลที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม บุคคลนั้นจะไม่สามารถเปิดสิ่งที่แนบมาได้

ผู้เยี่ยมชมอาจไม่ได้รับการสนทนากลุ่มด้วยเหตุผลหลายประการ ดู ผู้ใช้ที่เป็นผู้เยี่ยมชมไม่ได้รับการสนทนากลุ่ม สําหรับข้อมูล

ผู้เยี่ยมชมสามารถตรวจสอบและจัดการข้อมูลส่วนบุคคลที่องค์กรเก็บรวบรวมได้อย่างไร

ผู้เยี่ยมชมสามารถดูได้ว่าข้อมูลส่วนบุคคลใดขององค์กรของพวกเขาเก็บรักษาไว้ และวิธีการขอให้ลบข้อมูลทั้งหมดหรือบางส่วนโดยการเลือกลิงก์ นโยบายความเป็นส่วนตัวขององค์กร ที่ด้านล่างของอีเมลต้อนรับที่พวกเขาได้รับ