Giới thiệu về hộp thư chung, thư mục dùng chung và lịch dùng chung trong Outlook

Loại chia sẻ

Mô tả

Các kịch bản ví dụ

Loại tài khoản

Yêu cầu thiết lập quản trị CNTT

Hộp thư chia sẻ

Hộp thư chung cung cấp quyền truy nhập nhóm hoặc cá nhân vào toàn bộ hộp thư. Điều này bao gồm nội dung hộp thư như thư mục, lịch và liên hệ. 

Khi một người trong nhóm trả lời thư được gửi đến hộp thư chung, email sẽ xuất hiện từ địa chỉ dùng chung, chứ không phải từ một người dùng cá nhân. 

Các quyền trong hộp thư chung có thể khác nhau giữa các thành viên.

Nhóm dịch vụ khách hàng muốn có một hộp thư nơi tất cả email đến và đi sẽ đi info@contoso.com.

Bất kỳ thành viên nào của nhóm dịch vụ khách hàng có quyền truy nhập vào hộp thư chung đều có thể nhận và trả lời thư. Thư trả lời luôn được gửi info@contoso.com cho dù ai từ nhóm phản hồi thư.

Tài khoản cơ quan hoặc trường học

Có, yêu cầu thiết lập quản trị viên.

Người quản trị sẽ gán quyền cho tất cả người dùng cần quyền truy nhập vào hộp thư chung.

Lịch Chung

Lịch dùng chung được giới hạn trong thư mục lịch trong hộp thư của bạn.

Bạn có thể chọn chia sẻ lịch của mình với một người hoặc nhiều người. Quyền có thể khác nhau giữa những người mà bạn đang chia sẻ lịch của bạn và cũng phụ thuộc vào tài khoản bạn đang sử dụng để chia sẻ lịch của bạn. 

Một số khía cạnh của việc chia sẻ lịch chỉ giới hạn ở tài khoản cơ quan hoặc trường học.

Bạn có thể muốn chia sẻ lịch với người lập lịch, người quản trị điều hành, đồng nghiệp, bạn bè, gia đình hoặc các cá nhân đáng tin cậy khác.

Tài khoản cơ quan hoặc trường học và cá nhân

Không cần thiết lập người quản trị.

Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể chọn lịch mình muốn chia sẻ và gán quyền từ bên trong Outlook.

Nếu bạn đang sử dụng tài khoản cơ quan hoặc trường học, bạn có thể cấp đặc quyền đại diện cho phép đại diện gửi và trả lời lời mời họp thay mặt bạn.

Thư mục dùng chung

Chọn để chia sẻ một hoặc nhiều thư mục trong hộp thư của bạn với những người khác trong tổ chức của bạn. Bạn có thể đặt mức truy nhập cho từng người mà bạn đang chia sẻ bằng cách cấp đặc quyền chỉ xem, chỉnh sửa hoặc ủy quyền.

Có hai loại đặc quyền ủy quyền. Bạn có thể chọn để mọi người gửi thay mặt bạn hoặc gửi với tư cách là bạn.

Kịch bản 1: Bạn muốn chia sẻ một thư mục có đặc quyền chỉ xem. Ví dụ: bạn đang quản lý một dự án và muốn cấp cho người nào đó trong nhóm của bạn quyền truy nhập vào tất cả các email trong thư mục đó. Bạn có thể cho phép người này có thể trả lời tin nhắn, nhưng họ chỉ có thể trả lời như chính họ, chứ không phải thay mặt bạn.

Kịch bản 2: Người quản lý gán đặc quyền đại diện cho trợ lý của họ để trợ lý có thể thay mặt họ theo dõi và trả lời email. Hoặc họ muốn trợ lý có toàn quyền quản lý hộp thư của mình và cấp cho họ quyền Gửi. Trong cả hai trường hợp, người quản lý có thể chọn chia sẻ toàn bộ hộp thư của họ (bao gồm lịch của họ) hoặc chỉ chia sẻ các thư mục đã chọn.

Tài khoản cơ quan hoặc trường học

Tùy thuộc vào cách bạn muốn người khác truy nhập, thiết lập quản trị có thể là bắt buộc.

Bạn có thể chia sẻ thư mục với các cá nhân khác trong tổ chức của mình. Điều này bao gồm thêm ai đó làm đại diện và cấp cho họ quyền Gửi thay mặt cho họ.

Tuy nhiên, để cấp Quyền cho người nào đó, bạn phải liên hệ với người quản trị CNTT chịu trách nhiệm quản lý Outlook trong tổ chức của mình để thiết lập tính năng này cho bạn.