Quản lý Quyền Thông tin (IRM) giúp ngăn chặn những người không được phép in, chuyển tiếp hoặc sao chép thông tin nhạy cảm. Các quyền được lưu trữ trong tài liệu, sổ làm việc, bản trình bày hoặc thông điệp email, nơi chúng được xác thực bởi máy chủ IRM.
Để xem nội dung được quản lý bằng quyền mà bạn có quyền bằng cách sử dụng Microsoft 365, chỉ cần mở tài liệu, sổ làm việc hoặc bản trình bày.
Lần đầu tiên bạn mở một tài liệu, sổ làm việc hoặc bản trình bày với quyền hạn chế, bạn sẽ kết nối với máy chủ cấp phép để xác minh thông tin xác thực của bạn và để tải xuống giấy phép sử dụng.
Nếu bạn muốn xem các quyền bạn có, hãy bấm vào Xem Cấp phép trong Thanh Thông báo hoặc bấm vào một trong các mục sau trên thanh trạng thái ở cuối màn hình:
-
Tài liệu này chứa chính sách cấp phép
-
Sổ làm việc này chứa chính sách cấp phép
-
Bản trình bày này chứa chính sách cấp phép
Quản lý Quyền Thông tin (IRM) giúp thực hiện các thao tác sau:
-
Ngăn người nhận nội dung bị hạn chế được ủy quyền chuyển tiếp, sao chép, thay đổi, in, fax hoặc dán nội dung cho mục đích sử dụng trái phép.
-
Hạn chế nội dung bất kể được gửi đi đâu
-
Cung cấp thời gian hết hạn tệp để không còn xem được nội dung trong tài liệu sau thời gian được hỉ định
-
Thực thi các chính sách của công ty chi phối việc sử dụng và phát tán nội dung trong công ty
IRM không thể giúp nội dung bị hạn chế tránh:
-
Bị xóa, đánh cắp hay ghi lại và truyền bởi những chương trình độc hại, chẳng hạn như ngựa Trojan, keystroke logger và một số loại phần mềm gián điệp nhất định
-
Bị mất hoặc hỏng do hành động của các loại vi-rút máy tính
-
Bị sao chép bằng tay hay nhập lại do hiển thị trên màn hình của người nhận
-
Bị chụp ảnh kỹ thuật số (khi được hiển thị trên màn hình) bởi người nhận
-
Bị sao chép bằng cách sử dụng các chương trình chụp ảnh màn hình của bên thứ ba
