這聽起來很熟悉嗎? 您透過電子郵件傳送檔案給同事。 他們新增他們的意見反應,然後您就必須整合 3 或 4 份原始批註和變更。

還有另一種方法。 如果您在 SharePoint 或 Microsoft OneDrive上有帳戶,您可以將Word檔等檔案儲存到其中一個位置,然後使用 [共用] 命令讓其他人讀取或編輯您的檔案複本。 不會再有一堆檔案,只要一份包含每個人意見反應的複本即可。 (他們可以對您的檔案執行的確切動作,取決於您給予) 許可權。

以下是完整的程序。 您可以直接跳到您需要的步驟。

首先請在 Word 中一份位置清單加上 SharePoint 或 OneDrive

  1. 在 Word 按一下 [檔案] > [另存新檔] > [新增位置]

  2. [新增位置] 下,按一下您要使用的服務,例如 [Office 365 SharePoint][OneDrive]

  3. 填寫其中任一項服務的 [登入] 畫面。 您可能需要向 IT 部門索取使用者名稱和密碼。

    完成時,新位置會顯示在 Word 的 [另存新檔] 窗格中。

儲存在新位置並共用

雲端儲存 位置新增至位置清單之後,您就可以共用文件。 一個檔案只需要執行一次這個程序即可。

  1. 開啟您要共用的文件。

  2. 按一下 [檔案] > [另存新檔]

  3. [另存新檔] 頁面上,按兩下您要使用的位置,比如說 SharePoint 文件庫、電腦上的某個位置、[我的網站] 或 OneDrive。

  4. 命名檔案,然後按一下 [儲存]。 如果這項操作隨後帶您回到 [資訊] 索引標籤,請再次按一下 [共用]。

  5. 在 [與他人共用] 下 (在 Word 2013,則是在 [邀請人員] 下),輸入您共用檔案之對象的名稱或電子郵件地址。

  6. 視需要選取 [可以編輯][可以檢視]。 第一個選項可讓您的同事變更檔案,第二個選項可提高檔案安全性。

  7. 雖然非必要,但您可以在地址行下方方塊中輸入訊息,然後再按一下 [共用]。

共用已經儲存的文件

如果您已將檔案儲存到 SharePoint 或 OneDrive,請執行以下步驟。

  1. 開啟您要共用的文件。

  2. 按一下 [檔案] > [共用] > [與他人共用] (在 Word 2013,請按一下 [邀請人員])。

  3. 輸入共用對象的名稱或電子郵件地址。

  4. 視需要按一下 [可以編輯] 或 [可以檢視]。 第一個選項可讓您的同事變更檔案。 第二個選項可提高檔案安全性。

  5. 雖然非必要,但您可以在地址行下方方塊中輸入訊息,然後再按一下 [共用]。

停止與某人共用

下面是停止共用文件的步驟。

  1. 開啟您不要共用的文件。

  2. 按一下 [檔案] > [共用]

  3. 在 [與他人共用] 下 (在 Word 2013,則是在 [邀請人員] 下),用滑鼠右鍵按一下您要移除的人,然後點選 [移除使用者]。

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