Komunikace

Osvědčené postupy pro aplikaci Outlook

Tento článek napsali pracovníci produktového týmu, který vytvořil Microsoft Outlook. Měli k tomu ten nejlepší možný důvod – článek si vyžádali naši zákazníci. Outlook je určený pro širokou veřejnost a dokáže vyhovět celé řadě potřeb a stylů. I když neexistuje jediný správný způsob, existuje několik způsobů práce s touto aplikací, o kterých víme, že jsou snadnější než ostatní. Doufáme, že když budete znát osvědčené postupy, bude moct Outlook využívat na maximum.

V tomto návodu vám poradíme, jak můžete Outlook používat co nejefektivněji. Pokyny však nejsou vyčerpávající. Nabízíme vám několik základních postupů, díky kterým Outlook zajistí vaše potřeby spojené se správou informací.

Tento návod je určený následujícím uživatelům:

  • Pracovníci oddělení IT ve velké společnosti

  • Uživatelé, kterým se každý den doručí více než 30 e-mailů

  • Uživatelé, kteří každý den věnují podstatnou část svého času tomu, že přes Outlook posílají nebo dostávají zprávy a organizují schůzky nebo se jich účastní

  • Uživatelé, kteří Outlook používají s účtem Microsoft Exchange Serveru nebo účtem Microsoft 365

Tento dokument pro vás bude užitečný bez ohledu na nastavení serveru nebo velikost organizace.

Správci IT

Věty, které jsou Microsoft 365 logem Logo Office , jsou odkazy na jiné produkty Microsoft 365, jako jsou Microsoft OneNote a Microsoft SharePoint Server. Věty, které zmiňují automatickou archivaci a Outlook datové soubory (.pst), jsou označené ikonou složky a souboru Ikona složky a souboru. Pokud organizace tyto produkty nebo funkce nenasadí, můžete uvedené věty ignorovat, aniž by to ovlivnilo dokument jako celek nebo pracovní postup.

V tomto článku

Základní principy správné správy času

Outlook představuje nástroj, který vám usnadňuje správu e-mailových zpráv, kalendáře, kontaktů a úkolů. Proto funguje nejen jako centrum komunikace, ale i jako centrální bod správy času. Pokud chcete Outlook co nejlépe využít, navrhujeme vám dodržovat několik základních zásad:

  • Snižte počet míst, kde čtete své zprávy. Pokud používáte novou verzi Microsoft 365, můžete prostřednictvím prioritní doručené pošty v Outlooku automaticky oddělit typy zpráv, které si s nejvyšší pravděpodobností budete chtít hned přečíst, od ostatních typů zpráv.

  • Nečtěte všechny zprávy. Na základě pravidel posílejte zprávy, které si hned přečíst nepotřebujete, do příslušných složek. Může se jednat o složky pro projekty nebo skupiny kontaktů. Nemusíte – a při vysokých objemech pravděpodobně ani nemůžete – číst každou zprávu, kterou dostanete.

  • Minimalizujte počet umístění, kam si zprávy zařazujete ručně. Omezte duševní zátěž, kterou rozřazování zpráv vyžaduje, a začněte spoléhat na to, že potřebné zprávy najdete pomocí vyhledávání.

  • Při zpracovávání zpráv se řiďte čtyřmi zásadními principy. Když čtete zprávy, rozhodněte se, co s nimi uděláte:

    • Odstraníte je.

    • Odpovíte na ně nebo je uložíte pro referenci.

    • Budete je delegovat (přepošlete je).

    • Odložíte je na později (pomocí kategorií a příznaků) k dalšímu přečtení do seznamu úkolů.

  • Zredukujte počet svých seznamů úkolů na jeden. Používejte ke správě úkolů jediný seznam a jediný kalendář.

  • Pracujte v dávkách. Používejte kategorie, které vám pomůžou seskupovat podobné úkoly.

  • Při odesílání zpráv používejte správný úsudek. Při psaní dodržujte doporučení pro správné formulování, abyste vytvářeli zprávy na profesionální úrovni.

  • Pravidelně kontrolujte svůj kalendář a úkoly.

I když nebudete používat všechny zde popsané osvědčené postupy a budete postupovat jen podle některých z nich, budete se vám s aplikací Outlook pracovat lépe.

Začátek stránky

Nastavení aplikace Outlook: Rozložení

Prvním krokem v následujících osvědčených postupech bude nastavení systému pro optimalizaci způsobu používání aplikace Outlook. Osvědčilo se postupovat podle následujících pokynů:

Podrobné informace, jak nastavit doporučené rozložení, najdete v části Nejčastější dotazy.

Začátek stránky

Složky

Osvědčilo se postupovat podle následujících pokynů:

  • Složku doručené pošty používejte pro zprávy, které musíte zpracovat. Vaše složka doručené pošty je určená pro zprávy odeslané přímo vám nebo důležité zprávy, které byste si měli přečíst.

Pokud dostáváte mnoho zpráv, které si několik lidí posílá navzájem mezi sebou, přepněte na zobrazení Conversations (Konverzace). Jinak používejte uspořádání podle data (výchozí uspořádání). K označení všech zpráv posílaných pouze vám používejte pravidla automatického formátování.

  • Vytvořte v rámci složky doručené pošty jednu referenční složku pro veškeré referenční materiály, ke kterým byste se chtěli vrátit později. Žádná zpráva se do této složky nezařadí automaticky (tj. nepoužijí se pravidla). Složku pojmenujte 1-Reference. (Předpona 1- v názvu přesune danou složku ve složce doručené pošty na prvním místo.) Složka se vytváří ve složce doručené pošty proto, abyste mohli doručenou poštu sbalit a odebrat ji ze zobrazení.

    Ikona archivu Nastavte tuto složku na automatické archivaci ročně.

    Poznámka: Pokud by se složka příliš zvětšila (na 10 000 položek a více), Outlook by se po přechodu do ní mohl zpomalit.

  • Vytvořte zvláštní složky pro zprávy týkající se povolání, soukromých záležitostí a osobních zpráv. Když si vytvoříte samostatnou složku pro osobní informace a jinou složku pro informace související s povoláním, budete moct hledat potřebnou zprávu, přestože vám bude někdo stát za zády, a nebudete se muset bát, že tato osoba uvidí některou ze zpráv s citlivými osobními údaji. Tuto složku si pojmenujte 2-Osobní. Manažeři si můžou vytvořit jednu složku na hodnocení zaměstnanců s názvem 3-Řízení.

    Ikona archivu Nastavit automatické archivaci těchto složek ročně.

  • Vytvořte sadu složek pro zprávy v rámci skupin kontaktů. Všechny zprávy odeslané do skupin kontaktů (označovaných také jako servery se seznamy nebo seznamy adresátů či distribuční seznamy) není nezbytně nutné číst. Tato sada složek představuje úložiště pro všechny zprávy v rámci skupin kontaktů, které se automaticky nedoručují do složky doručené pošty. Ve složce doručené pošty vytvořte jednu složku nejvyšší úrovně s názvem Skupiny kontaktů a potom pro každé téma skupin kontaktů vytvořte podsložku. Obvykle bude pro skupinu kontaktů stačit jedna složka, pokud jste ale členem několika souvisejících skupin kontaktů, zvažte možnost odesílání všech těchto zpráv do stejné složky.

Složku Skupiny kontaktů nejvyšší úrovně sbalte, aby vás nepřečtené zprávy ve složkách pod ní nerozptylovaly.

Poznámka: Pokud potřebujete číst všechny zprávy v rámci skupin kontaktů, nevytvářejte pro ně složku. Tyto zprávy by se měly doručit přímo do složky doručené pošty.

Ikona archivu Nastavit automatické archivaci složek skupiny kontaktů každých šest měsíců nebo častěji, pokud jsou citlivé na čas – například skupina kontaktů pro hledání jízd na vozítku by měla být archivována denně.

  • Používejte sadu složek pro Informační kanály RSS. Podobně jako sada složek pro skupiny kontaktů představují kanály RSS další sadu dat, která může někdy obsahovat zajímavé informace, ale tyto informace není nutné číst konzistentně nebo se stejnou důležitostí jako zprávy odeslané přímo vám. Outlook tyto složky vytváří automaticky.

Složky výsledků hledání

Složky výsledků hledání jsou užitečné při shromažďování informací z různých poštovních složek a složek kanálů RSS. Oceníte je jako užitečné zejména v případech, kdy potřebujete shromáždit informace uložené v různých složkách, jako například při přípravě na čtvrtletní schůzku.

Pokud dostáváte velké množství zpráv (více než 200 zpráv denně), můžou složky výsledků hledání představovat dobrý způsob, jak oddělit poštu odeslanou různými odesílateli.

Oblíbené položky v horní části navigačního podokna

Oblíbené položky (volitelné)

Část Oblíbené položky umožňuje zobrazit složky, které jsou jinak skryty v seznamu poštovních složek.

Část Oblíbené položky, podsada poštovních složek, se zobrazuje v horní části Navigační podokno. Fungování tohoto systému není závislé na povinném používání složky Oblíbené položky. Pokud však máte malou obrazovku, můžete minimalizovat navigační podokno a dál úspěšně zařazovat zprávy přetažením na minimalizovaný panel, provádět běžná vyhledávání a přecházet do složek Kalendář, Kontakty a Úkoly.

Osvědčilo se mít ve složce Oblíbené položky následující složky: Doručená pošta, 1-Reference, Odeslaná pošta a Odstraněná pošta.

Začátek stránky

Pravidla

Cílem uspořádání Outlooku je omezit množství zbytečných položek v doručené poště a přesunout nejdůležitější položky nahoru. K tomu, aby byly v rámci tohoto procesu zprávy přesouvány do složek na základě vámi nastavených kritérií, pomáhají pravidla. Pravidla filtrují příchozí zprávy do složky doručené pošty tak, že do ní propustí jen zprávy, které je nutné přečíst.

Osvědčilo se používat následující pravidla (detaily o nastavení těchto pravidel jsou uvedeny v části Nejčastější dotazy na konci tohoto dokumentu):

  • Automatické odpovědi:    Všechny odpovědi na schůzky, které nemají obsah, přesuňte do složky Odstraněná pošta. Informace o tom, kteří uživatelé přijali pozvání, se nacházejí na kartě sledování v okně schůzky.

  • Odesláno uživateli: Já:    Všechny zprávy poslané přímo vám jako příjemci nebo příjemci kopie se odešlou do složky doručené pošty a nezpracují se žádnými dalšími pravidly, přestože se příslušná zpráva odešle i skupině kontaktů.

  • Žádosti o schůzky odeslané do doručené pošty:    Všechny žádosti o schůzky (i ty odeslané skupině kontaktů), by se měly posílat do složky doručené pošty.

  • Pozdržet odeslané položky:    Toto pravidlo pozdrží odesílané zprávy o minutu nebo déle. Pokud používáte toto pravidlo, zkontrolujte před tím, než vypnete počítač, zda byly zprávy odeslány.

Poznámka:  Logo Office Toto je pravidlo na straně klienta. nebude fungovat na Outlook Web App (OWA).

  • Skupiny kontaktů    Jakékoli e-mailové zprávy pro skupinu kontaktů se posílají do složky Skupina kontaktů, pokud nezahrnují klíčová slova označující, že by pro vás mohly být důležité. V takovém případě se pošlou do doručené pošty. Více podobných skupin kontaktů by mělo používat stejné pravidlo a související zprávy by se měly zařazovat do stejné složky. Pokud jste členem skupiny kontaktů, u které musíte číst všechny zprávy, nevytvářejte pro ni pravidlo. Jakékoli zprávy, které musíte číst, by se měly přesunout přímo do doručené pošty.

Začátek stránky

Panel úkolů

Panel úkolů je panel na pravé straně Outlooku. Nachází se v něm kalendář, vaše nadcházející schůzky a jednotný seznam úkolů, který obsahuje následující položky:

  • Zprávy, na které musíte odpovědět (s příznakem)

  • Kontakty, kterým je potřeba zavolat (kontakty s příznakem)

  • Úkoly, které přichází spontánně

Osvědčený způsob nastavení panelů úkolů:

  • Zobrazuje se tabulka dat (výchozí nastavení).

  • Zobrazují se úkoly (výchozí nastavení).

  • Logo Office Zobrazit oblíbené kontakty.

Jako výchozí nastavení úkolů se používá zobrazení podle termínu splnění, ale je možné, že vám bude lépe vyhovovat, když uspořádání změníte na zobrazení podle počátečního data, v závislosti na tom, jak používáte příznaky. Pokud chcete zobrazit úkoly, které jste přesunuli na příští pondělí, nastavte zobrazení podle počátečního data. Pokud chcete zobrazit úkoly podle data, kdy mají být splněny, uspořádejte je podle termínu splnění.

Výchozí příznak

Osvědčilo se nastavit příznak rychlého kliknutí na hodnotu Dnes (výchozí nastavení).

Začátek stránky

Oznámení

Pokud dostáváte mnoho zpráv nebo vás snadno rozptýlí zvuk upozornění přehrávaný u příchozích zpráv, doporučujeme vypnout následující možnosti:

  • Ikona obálky, která se zobrazí na ikoně aplikace Outlook na hlavním panelu Windows

  • Krátkodobá změna kurzoru na obálku

  • Zvuk, který doprovází všechna výše uvedená nastavení

Nastavení změníte tak, že vyberete tlačítko Soubor, položku Možnosti a pak položku Pošta.

V části Doručení zprávy zrušte zaškrtnutí všech políček.

Možnosti doručení zprávy

Začátek stránky

Kategorie

Kategorie v aplikaci Outlook umožňují spravovat položky mnoha různými způsoby. Doporučujeme vytvořit tři hlavní typy kategorií:

  • Projekt (může zahrnovat uživatele)

  • Téma

  • Umístění nebo činnost

Kategorie nepředstavují nezbytnou součást tohoto systému, jejich pečlivé používání vám však může značně zjednodušit život. S jejich pomocí můžete například snadněji identifikovat úkoly, na kterých lze momentálně pracovat, či seskupit podobné úkoly, aby je bylo možné provést současně.

Při vytváření kategorií postupujte podle následujících pokynů:

  • V libovolném zobrazení vyberte na kartě Domů ve skupině Značky položku Zařadit do kategorií a pak vyberte Všechny kategorie.

Osvědčilo se vytvořit si následující kategorie:

  • Pro všechny přímé podřízené a svého vedoucího v souvislosti s tím, co s nimi chcete probrat při příštím setkání (například kategorie s názvem 1:1 vedoucí)

  • Pro každé důležité umístění nebo typ činností, které provádíte, abyste mohli provádět hromadné akce (užitečná součást správy úkolů), například:

    • @Na cestě: pro úkoly, které můžete provádět na cestě domů z práce

    • @E-mail: pro úkoly, které zahrnují e-mailové zprávy, schůzky a jakékoli další aspekty aplikace Outlook

    • @Domů: pro úkoly, které můžete provádět jen doma

    • @Schůzka: pro položky, které potřebujete, abyste se mohli připravit na schůzku

    • @Offline: pro úkoly, ke kterým nepotřebujete počítač, například si u nich můžete vytvořit kopii dokumentu

    • @Online: pro úkoly, které je možné provádět jenom online nebo pomocí webového prohlížeče

    • @Telefon: pro hovory, které musíte uskutečnit nebo přijmout

    • @Číst: pro úkoly, které zahrnují jen čtení – nevyžadují žádnou reakci. Tato kategorie je užitečná u dlouhých zpráv nebo příloh, které si potřebujete přečíst, ale nemusíte je okamžitě zpracovat.

    • @Čeká se: pro zprávy nebo úkoly, u kterých čekáte na odpověď, ale nevyžadují vaši další jednoznačnou akci

    Kategorie

Poznámka: Když použijete symbol @, budou kategorie v seznamu kategorií lépe vidět. Symbolem @ označené kategorie budou umístěny v horní části seznamu kategorií a budou fungovat jako připomínka, kde se máte při provádění příslušného úkolu nacházet (například @Telefon znamená, že budete používat telefon).

  • Pro všechna důležitá témata nebo projekty, abyste mohli snadno najít zprávy k určitému tématu – zejména takové, u kterých neexistuje slovo v textu nebo předmětu zprávy, díky kterým by je bylo možné zobrazit pomocí hledání

  • Pro důležité položky, které je nutné zpracovat dnes a nelze je přesunout na jiný den

U jedné položky lze použít více kategorií – na rozdíl od zařazování, kdy lze položky umístit vždy jen do jedné složky. Například důležitou zprávu, kterou chcete prodiskutovat s vedoucím, než na ni odpovíte, můžete zařadit do kategorie @E-mail i 1:1 vedoucí.

Úkoly s více kategoriemi

Kategorii Rychlé kliknutí byste měli používat nejčastěji.

Postup nastavení kategorie Rychlé kliknutí:

  • V libovolném zobrazení vyberte na kartě Domů ve skupině Značky položku Zařadit do kategorií a pak vyberte Nastavit rychlé kliknutí.

Jak zjistíte, kategorie pomáhají zajistit lepší viditelnost zpráv a úkolů na panelu úkolů, zlepšují účinnost hledání a pomáhají při přípravě na schůzky.

Poznámka: Velmi opatrně postupujte při používání kategorií u odchozích zpráv – vaši příjemci by mohli vaše kategorie vidět.

Začátek stránky

Rychlé kroky

Rychlé kroky

Funkce Rychlé kroky vám umožňuje provést několik akcí jediným kliknutím. Jedná se o užitečný nástroj, díky kterému můžete udržet doručenou poštu v nezahlceném stavu a používat Outlook efektivněji. Pokaždé, když si uvědomíte, že v Outlooku opakujete stejné kroky, zkuste si vytvořit rychlý krok.

Poznámka: Funkci Rychlé kroky můžete použít jen u zpráv.

Osvědčilo se používat následující rychlé kroky. Další informace získáte v tématu Automatizace častých a opakovaných úkolů pomocí nástroje Rychlé kroky:

Rychlý krok

Akce

Použití

Reference

Označí zprávu jako přečtenou.

Přesune ji do složky 1-Reference.

Tlačítko, které jedním kliknutím zařadí zprávu

Osobní*

Označí zprávu jako přečtenou.

Přesune ji do složky 2-Osobní.

Používá se zařazování osobních zpráv.

Hotovo

Označí zprávu jako přečtenou.

Označí zprávu jako dokončenou.

Přesune ji do složky 1-Reference.

Používá se pro zprávy pro referenci, na které jste odpověděli nebo které jste zpracovali jiným způsobem.

Pozdržet*

Označí zprávu jako přečtenou.

Označí zprávu příznakem jako úkol na dnešní den.

Přesune ji do složky 1-Reference.

Používá se pro zprávy, které chcete zpracovat později.

*Rychlé kroky Osobní a Pozdržet nejsou výchozí rychlé kroky.

Volitelné rychlé kroky

Kromě výše uvedených rychlých kroků bude vhodné v závislosti na práci a obecných každodenních činnostech vytvořit následující typy rychlých kroků:

Rychlý krok

Akce

Použití

Zařadit do kategorie a přesunout

Označí zprávu jako přečtenou.

Zařadí zprávu do kategorie.

Přesune ji do složky 1-Reference.

Velké množství zpráv rozdělíte do kategorií ještě před zařazením do složek, abyste je později snadněji našli. Vytvořte jeden rychlý krok pro kategorii, kterou často používáte.

Označit příznakem a přesunout

Označí zprávu jako přečtenou.

Označí zprávu příznakem.

Přesune ji do složky 1-Reference.

Příznakem se označují položky pro různá data, například Zítra, Tento týden atd. Vytvořte jeden rychlý krok pro každý příznak, který často používáte.

Označit příznakem, zařadit do kategorií a přesunout

Označí zprávu jako přečtenou.

Označí zprávu příznakem.

Zařadí zprávu do kategorie.

Přesune ji do složky 1-Reference.

Použití několika kategorií vám pomůže pochopit kontext úkolů. Příklad: @Číst: Označí příznakem na zítra, zařadí do kategorie @Číst.

Pro informaci a přesunout

Označí zprávu jako přečtenou.

Vytvoří zprávu pro předání pro informaci.

Přesune ji do složky 1-Reference.

Často předáváte e-maily dalším lidem (články atd.).

Delegovat

Označí zprávu jako přečtenou.

Vytvoří zprávu pro předání určitému uživateli.

Přesune ji do složky 1-Reference.

Dostáváte zprávy, které jsou momentálně určeny někomu jinému.

Úkol

Vytvoří úkol s přílohou.

Odstraní zprávu.

Pro zprávy označené příznakem potřebujete další kontext.

Skupina kontaktů

Označí zprávu jako přečtenou.

Přesune ji do složky Skupina kontaktů (nebo do určité složky ve složce Skupina kontaktů).

Některé zprávy ze skupin kontaktů dostanete do složky doručené pošty v důsledku pravidel omylem. Příklad: Nastavili jste pravidlo zařadit všechny zprávy z určité skupiny kontaktů do příslušné složky, pokud kdekoli v textu neobsahují slovo bar. Příležitostně odešle někdo dané skupině kontaktů zprávu obsahující slovo bar, nejedná se však o zprávu, která se vás týká.

Odpovědět a odstranit

Otevře okno odpovědi.

Odstraní původní zprávu.

Často dostáváte rychlé zprávy, na které je potřeba odpovědět, ale nepotřebujete k tomu původní zprávu. Například: Tak co, půjdeme na oběd? Vaše odpověď: Jasně.

Když začnete vytvářet rychlé kroky, zjistíte, že existují i další způsoby, jak optimalizovat počet kliknutí nutných k provedení úkolu. Kdykoli zjistíte, že děláte něco opakovaně, zkuste vytvořit rychlý krok. Když se projekt změní, aktualizujte rychlé kroky tak, aby prováděly pouze to, co skutečně chcete udělat.

Začátek stránky

Efektivní používání složky doručené pošty

Po nastavení systému jste připravení začít spravovat příchozí zprávy. Tím, že složku doručené pošty nastavíte jako centrální místo pro příjem důležitých zpráv, budete ji moct procházet s jistotou, že obsahuje jen položky, které musíte nějak zpracovat.

U všech zpráv v doručené poště použijte následující postup:

  • Pokud nejsou důležité, ihned je smažte.

  • Pokud na ně lze reagovat v době v trvání dvou minut a méně, zpracujte je (odpověď, zařazení, telefonát atd.).

  • Pokud nejsou určeny vám nebo pokud je to možné, delegujte (předejte) je.

  • Pokud je potřeba příslušný úkol splnit, ale bude to trvat déle než dvě minuty (včetně čtení), zpracování pozdržte.

Pokud budete potřebovat zprávy použít pro referenci (i když jste se rozhodli je pozdržet), přesuňte je do složky pro reference. Cílem je snížit počet přístupů k jednotlivým zprávám.

Odstraňujte

Odstraňte zprávy, které nemusíte číst. Pokud se jedná o nevyžádanou poštu, odstraňte je také.

Pokud nikdy nechcete dostat žádnou další zprávu jako součást této konverzace, ignorujte ji.

Ignorovat, vyčistit, odstranit, archivovat

Vyzkoušejte: Dvouminutový dril

Je neuvěřitelné, co se dá stihnout za dvě minuty. Během dvou (nebo i méně) minut dokážete například odpovědět na mnoho zpráv. Pokud ale zpracování zprávy zabere víc než dvě minuty, tak zprávu odložte. Abyste získali představu, jak dlouho trvají dvě minuty, odměřte si je.

Po zpracování zprávy postupujte jedním z následujících způsobů:

  • Pokud není důležitá, odstraňte ji.

  • Zařaďte ji pomocí rychlého kroku do jedné z referenčních složek (například 1-Reference).

Abyste získali přehled, co jste už dokončili, zejména pro účely analýzy v období ročních hodnocení a nebo pro účely přípravy zpráv, použijte rychlý krok Hotovo, pomocí kterého zároveň označíte zprávy jako dokončené.

Delegujte

Někdy dostanete zprávu, která je ve skutečnosti určena ke zpracování někým jiným. V takových případech na ni odpovězte a osobu, na kterou ji delegujete, přidejte do řádku Komu. Pokud tuto akci provádíte často, zvažte možnost vytvoření rychlého kroku pro přidání kontaktu, na který zprávu delegujete, na řádek Komu.

Pokud budete chtít reagovat později, označte zprávu příznakem, než ji odešlete. Na panelu úkolů úlohu označte kategorií @Čeká se.

Odkládejte

Kdy odložit zprávu

Když odložíte zprávu, znamená to, že se k ní vrátíte později, až budete mít čas.

Důvody odložení zprávy:

  • Nejde ji zpracovat v době kratší než dvě minuty.

  • Chvíli potrvá, než si ji přečtete.

  • Bude vyžadovat pečlivě zpracovanou odpověď.

  • Vyžaduje další akci za použití jiné aplikace (například je potřeba ji přidat ke konkrétnímu dokumentu).

Jak odložit zprávu: Označte ji příznakem

Když se rozhodnete, že nemáte čas zprávu ihned zpracovat, můžete ji označit příznakem:

  • Pokud potřebujete zprávu zpracovat dnes, označte ji příznakem Dnes (pouhým kliknutím levým tlačítkem myši na příznak).

  • Pokud můžete zpracování odložit déle, klikněte na zprávu pravým tlačítkem myši a označte ji příznakem s pozdějším datem.

  • Pokud se budete ke zprávě potřebovat vrátit více než jedenkrát a chcete k ní mít snadný přístup, přetáhněte ji na panelu úkolů do skupiny Později. Pokud skupinu Později nemáte, nastavte příznak Počáteční datum u úkolu na hodnotu 100 let v budoucnu. (Tento příznak používejte málo, aby se z něj nestala přeplněná sběrná schránka.)

  • Pokud se jedná o zprávu, kterou bude nutné zpracovat v krátké době, použijte příznak Bez data, aby se zobrazila v horní části panelu úkolů. Tuto skupinu používejte střídmě a položky v ní pravidelně mažte, protože se nachází v horní části seznamu úkolů.

Kromě označení zpráv příznakem máte k dispozici tyto možnosti:

  • Přidejte příslušné kategorie.

  • Vyberte rychlý krok Reference a označte zprávu jako přečtenou, pokud tak zatím označená není. Pak ji zařaďte do referenční složky (1-Reference).

Když zjistíte, že opakovaně používáte stejné kategorie a příznaky, vytvořte nový rychlý krok, pomocí něhož zprávy označíte příznakem, rozdělíte do kategorií a zařadíte.

Položka se po označení příznakem zobrazí na panelu úkolů. Tím, že jste ji označili příznakem a zařadili do složky pro referenci, byla zpracována a nyní ji můžete přesunout pryč. Protože se však nachází v seznamu úkolů, můžete přejít k další zprávě s vědomím, že se k položkám s příznakem vrátíte později.

Přidání dalších informací k položkám označeným příznakem

Pokud není na řádku předmětu ve zprávě dostatečný kontext, můžete udělat jednu ze dvou věcí, podle množství informací, které potřebujete přidat:

  • Změňte název úkolu tak, že ho vyberete na panelu úkolů nebo na něj kliknete pravým tlačítkem myši a vyberete příkaz Přejmenovat úkol. Když změníte název úkolu, nezmění se předmět zprávy, ale snadněji vyvodíte, čeho se váš další úkol týká.

  • Vytvořte úkol se zprávou jako přílohou.

Můžete také přidat kategorii, která vám pomůže na první pohled zjistit, jaká má být další akce. Rychlým pohledem na panel úkolů s úkoly uspořádanými v kategoriích můžete zjistit, co je možné udělat ihned (@Kancelář), u kterých úkolů čekáte na další osoby (@Čeká se) a čeho se bude týkat schůzka (@Schůzka).

Kdy zpracovat pozdržené úkoly?

Po zpracování zpráv se můžete pustit do seznamu úkolů. Tedy odpovědět na pozdržené zprávy.

Zařazení

Někdy obdržíte zprávu, kterou nemusíte zpracovat, ale kterou můžete potřebovat v budoucnu. Dobrým příkladem může být zpráva s nějakými pokyny. Zařaďte uvedené zprávy do referenční složky (1-Reference) tím, že vyberete rychlý krok Reference. Pokud přidáte kategorii, budete moct zprávu později v případě potřeby snadněji najít (například @Projekt). Tuto akci proveďte před zařazením pomocí rychlého kroku.

Po dokončení zpracování zpráv byste měli mít složku doručené pošty vyčištěnou, takže se můžete zaměřit na kalendář a úkoly.

Začátek stránky

Denní kontrola: Správa času a úkolů

Osvědčilo se vyhradit si každé ráno čas na správu seznamu úkolů a kalendáře. Patří sem následující činnosti:

  • Prohlížení schůzek na daný den a zbytek týdne

  • Kontrola úkolů a provádění úprav

  • Přidávání událostí do kalendáře, kterými si vyhradíte čas na práci

Řekněte ne

Při prohlížení kalendáře a seznamu úkolů buďte realističtí v otázkách toho, co můžete zvládnout. Někdy to znamená, že je potřeba říci ne. Několik způsobů, jak získat zpět čas tím, že řeknete ne:

  • Odmítněte schůzky, kterých se nemusíte účastnit. Ano, to můžete udělat.

  • Odstraňte úkoly, o kterých víte, že je nemusíte udělat nebo že je neuděláte.

  • Odešlete zprávy, ve kterých adresátům sdělíte, že na odpovědi pracujete (a nezapomeňte si je při odeslání označit příznakem). Je lepší někomu dát vědět, že odpovíte k reálnému datu, než nechat příslušnou osobu, aby si myslela, že jste na daný požadavek zapomněli.

Správa kalendáře

Realita je taková, že pokud máte přes den plno schůzek, máte méně času na dokončení úkolů a psaní zpráv. Úkoly si tedy přesuňte na další dny.

Pokud má úkol zabrat delší dobu nebo se jedná o něco, co musíte udělat (na rozdíl od úkolů, u kterých se rozhodnete, že je nemusíte provádět), přetáhněte ho ze seznamu denních úkolů do kalendáře, a vyhraďte si tak na něj čas.

Způsoby vytváření úkolů

Během procházení kalendáře a úkolů začnete nezbytně přemýšlet nad dalšími záležitostmi, které je potřeba udělat. Následuje několik způsobů vytvoření úkolů v Outlooku:

  • Označte zprávu příznakem.

  • Zadejte příslušné informace do pole Zadejte nový úkol v horní části seznamu úkolů.

  • Vytvořte nový úkol pomocí klávesové zkratky CTRL+SHIFT+K.

  • Když řídíte vozidlo a následující postup umožňují zákony, použijte funkci hlasové poznámky na mobilním zařízení k záznamu úkolů, které si později přepíšete do seznamu úkolů.

  • Logo Office Pokud jste na schůzce, udělejte si poznámky v OneNote. Položky s příznakem z aplikace OneNote se zobrazí v seznamu úkolů v Outlooku.

Způsoby správy úkolů

Následují různé způsoby, které vám zjednoduší zpracování úkolů:

  • Přidávejte úkoly v pořadí, v jakém jste je dostali. Můžete je zadat do pole Zadejte nový úkol na panelů úkolů či v horní části seznamu úkolů nebo do volného místa seznamu denních úkolů, případně můžete na pásu karet vybrat Nový úkol.

  • Odstraňujte úkoly, které nemusíte dělat. Váš seznam úkolů je svaté území – nedopusťte, aby bylo zneuctěno, protože v opačném případě ztratíte jeho funkčnost. U zpráv s příznaky, které chcete zachovat, vyberte možnost Odebrat ze seznamu. Jinak je jen odstraňte.

  • Dokončené úkoly označte jako dokončené, a odeberte je tak ze seznamu úkolů.

  • S úkoly bude možné lépe pracovat, pokud u zprávy s příznakem změníte předmět úkolu. Například zpráva s příznakem a s předmětem Nelze změnit členství ve skupině pomocí klávesnice by měla být přejmenována na Odpovědět Romanovi, což je u tohoto úkolu další akce. Předmět úkolu změníte tak, že na panelu úkolů vyberete příslušnou položku a zadáte nový předmět nebo kliknete pravým tlačítkem myši a vyberete Přejmenovat úkol. Při změně předmětu úkolu se nezmění předmět zprávy. Změní se jen předmět, který vidíte v seznamu úkolů.

  • Vytvoření a přiřazení barevných kategorií vám pomůže zvýraznit potřebné úkoly a usnadní zjistit, co musíte zvládnout pro následující krok.

  • Seskupte si dohromady podobné úkoly, například úkoly se stejnou kategorií. Jestliže chcete úkol přesunout, vyberte ho v seznamu úkolů a přemístěte ho přetažením. Potom můžete pracovat na podobných úkolech současně.

  • Úkoly v denním seznamu úkolů a na panelu úkolů přetáhněte na den, kdy plánujete příslušný úkol provést. Úkoly, které budou nějakou chvíli trvat, přetáhněte do kalendáře, a vyhraďte si tak dobu na jejich provedení.

I když je dobré mít ve věcech pořádek, nevěnujte příliš mnoho času stanovení priorit a správě seznamu úkolů. Proces správy seznamu úkolů by neměl ovládnout veškerý váš život!

Používejte kalendář: Vytvářejte si události, abyste mohli spravovat svůj čas

Nezapomeňte: Vždycky je víc práce než času.

V souvislosti se správným řízením času budete potřebovat čas na zpracování zpráv, správu schůzek a úkolů a provedení toho, co je potřeba udělat.

Tento čas si můžete naplánovat pomocí obvyklých schůzek v kalendáři. S kalendářem byste měli zacházet jako se skutečným plánovačem svého času – pokud jste si nějakou akci naplánovali, potom je potřeba ji v příslušném čase provést.

Vyhraďte si čas pro následující činnosti:

  • Zpracujte zprávy. Pokud dostáváte velké množství zpráv, je zvláště důležité, abyste si vyhradili čas na jejich zpracování. Přestože jste nastavili pravidla, aby do doručené pošty přicházely jen důležité zprávy, potřebujete v každém případě čas na jejich zpracování.

Tip: Když zpracováváte a čtete zprávy, odstraňte vizuální nepotřbyt tím, že minimalizujete navigační podokno a panel To-Do tak, že ve stavovém řádku Zobrazení pro čtení tlačítko Čtení. Pokud se chcete vrátit ke všemu otevřenému, vyberte normální Normální zobrazení (vlevo od čtení).

  • Každý den a týden si projděte svoje úkoly a schůzky. Podívejte se do svého kalendáře a na svoje úkoly a vyhodnoťte, jaké mají události a schůzky priority. Pokud máte přeplněný program, představují uvedené kontroly příležitost pro následující aktivity:

  • Smazání konfliktních schůzek, protože nemůžete být na dvou místech současně

  • Plánování doby pro plnění pracovních úkolů

  • Evaluace na základě vašeho programu, jestli svůj čas využíváte hodnotně a jestli si stanovujete správné priority

  • Scházejte se pravidelně se svým nadřízeným. Pravidelné schůzky s nadřízeným můžou přispět k lepšímu chápání pracovních úkolů a ke správnému určení priorit podle aktuálních potřeb. Pravidelnou nebo opakovanou schůzku nastavíte tak, že vyberete Opakování Obrázek tlačítka.

Začátek stránky

Úkoly: Plnění pracovních úkolů

Týdenní kontrola

Když se podíváte na svůj čas a úkoly jako na celek, pomůže vám to prioritně vykonávat důležité úkoly a až po nich ty méně důležité. Pomůže vám to ozřejmit ostatním, dokončení jakých úkolů je a není možné od vás realisticky očekávat. Když si projdete minulý a nadcházející týden, můžete se lépe připravit na týdenní schůzku se svým vedoucím nebo připravit e-mailovou zprávu o stavu.

Místo provádění práce

Jakmile zpracujete zprávy, přejděte do modulu Úkoly, kde se vám v Outlooku bude nejlépe pracovat (tj. odpovídat na zprávy atd.). Po přechodu do modulu Úkoly vás navíc nebudou rozptylovat příchozí zprávy v doručené poště.

Hromadné zpracování úkolů

Při procházení seznamu úkolů a kalendáře provádějte podobné úkoly společně. Pokud máte například jen několik minut, vyřiďte si všechny telefonáty (když jich máte jenom pár). S úkoly, kterým musíte věnovat značné množství energie (někdy to může být odpovídání na zprávy), se vypořádejte, když budete mít víc energie. Úkoly, které nevyžadují tolik energie, jako například čtení stavových zpráv, provádějte později během dne, když se vaše zásoby energie sníží. Když budete úkoly zpracovávat hromadně, budete postupovat dopředu ve všech projektech současně.

Jedním ze způsobů, jak hromadně zpracovávat úkoly, je změnit uspořádání z možnosti Uspořádat podle: Počáteční datum na možnost Uspořádat podle: Kategorie. Uděláte to tak, že vyberete záhlaví Uspořádat podle a pak Kategorie.

Poznámka: Jestliže máte úkoly, které blokují práci dalších lidí, zpracujte nejprve tyto úkoly.

Uspořádání úkolů

Dokončování úkolů

Úkoly, které dokončíte, označte jako dokončené. Outlook ukládá seznam dokončených úkolů automaticky. Může představovat užitečné shrnutí toho, co jste zvládli udělat. Pokud nepotřebujete uchovávat záznam o úkolu nebo zprávu, odstraňte je nebo vymažte příznak.

Dokončení nebo odebrání úkolu

Práce v offline režimu

Pokud máte před sebou hodně práce, zvažte možnost přechodu do offline režimu, abyste přerušili tok příchozích zpráv, které odvádějí vaši pozornost.

Při přechodu mezi prací v režimu online a offline se mění všechny e-mailové účty ve vašem profilu v aplikaci Outlook.

  • Na kartě Posílání a příjem vyberte ve skupině Předvolby možnost Pracovat offline.

    Vybrat práci offline

Když pracujete offline, možnost Pracovat offline je zvýrazněná.

Je vybrána práce offline

Jestliže se chcete vrátit do online režimu, vyberte zvýrazněnou možnost Pracovat offline.

Začátek stránky

Vyhledání zprávy: Efektivní hledání

Vyhledání zprávy od určité osoby

  • Pokud chcete najít zprávu od určité osoby, vyberte v libovolné složce pole Hledat a na kartě Hledání vyberte Od.

    Vyhledání od

  • Zadejte jméno příslušné osoby.

    Vyhledání podle jména odesílatele

Nebo začněte tím, že do pole Hledat zadáte příslušné jméno, pak stisknete klávesu se šipkou dolů a vyberete možnost Od, abyste upřesnili výsledky.

Vyhledání zprávy s přílohou

Jestliže chcete vyhledat zprávu s přílohou, vyberte pole Hledat a na kartě Hledání vyberte možnost Obsahuje přílohy.

Vyhledání podle přílohy

Podmínky pro vyhledávání můžete postupně přidávat, takže pokud chcete najít zprávu s přílohou od určitého kontaktu, sestavte vyhledávání tím, že na pásu karet vyberete příslušné možnosti (Od a Obsahuje přílohy).

Vyhledání podle odesílatele a přílohy

Hledání zpráv v celé poštovní schránce

Může se stát, že zprávu nenajdete, když ji hledáte jen ve své referenční složce. Může totiž jít o zprávu, kterou jste odeslali vy nebo která se nesprávně zařadila. V takových případech začněte vyhledávat v libovolné složce (Doručená pošta, 1-Reference atd.), pak vyberte rozevírací seznam vyhledávacího pole a zvolte Aktuální poštovní schránka.

Výběr oboru vyhledání

Možnost Aktuální poštovní schránka můžete vybrat i na kartě Hledání.

Výběr oboru vyhledání

Pokud máte podezření, že hledaný obsah by mohl být v přijaté žádosti o schůzku (a tedy ve vašem kalendáři), zkuste vybrat Všechny položky Outlooku.

Pokud zjistíte, že často hledáte v celé poštovní schránce, můžete přejít do zobrazení Backstage a nastavit výchozí rozsah hledání tak, aby byly vždy prohledány všechny složky.

  1. Vyberte kartu Soubor a pak položku Možnosti.

  2. Vyberte Hledání.

  3. V části Výsledky vyberte Aktuální poštovní schránka.

    Nastavit základní obor vyhledávání

Ukončení vyhledávání

Jakmile najdete položku, kterou hledáte, a jste připravení přejít k dalšímu úkolu, vyberte ikonu zavřít Ikona Zavřít vedle pole Okamžité hledání nebo na kartě Hledání ve skupině Zavřít vyberte Zavřít hledání.

Ukončení vyhledání

Psaní e-mailových zpráv na profesionální úrovni

Následující pravidla vám pomůžou vytvořit profesionální dojem a sdělit to, co potřebujete.

Základní pravidla pro profesionální zprávy: Jak postupovat

  • Zprávu si před odesláním přečtěte.

  • Předmět by měl být popisný a orientovaný na danou akci. Příklad: Prodejní tým: Pošlete prosím navrhovaná data školení představenstva, kde Prodejní tým je názvem skupiny a Pošlete prosím představuje akci. Mezi další užitečné předpony patří Pro informaci: a Nutná akce.

  • Pokud je požadována akce, uveďte to, co požadujete, v poli Předmět.

  • Pokud se změní téma konverzace, změňte předmět zprávy.

  • Všechny zprávy by měly být krátké a týkat se daného tématu.

  • Obsah zprávy řaďte od nejdůležitějšího k méně důležitému.

  • Zvažte možnost vyznačení důležitých informací tučným písmem.

  • Úkoly nebo otázky by měly být na samostatných řádcích, aby byly dobře vidět a bylo možné je zaznamenat.

  • Zvýrazněte tučným písmem jména lidí, kterým pokládáte otázky. Příklad: Romane: Jaký je stav projektu?

  • Omezte počet lidí, kterým zprávu odesíláte, jen na ty, kdo si danou zprávu potřebují přečíst.

  • Osoby, které je potřeba informovat, uveďte na řádku Kopie.

  • Osoby, které mají odpovědět nebo provést akci, uveďte na řádku Komu.

  • Pokud je to vhodné, používejte podpis, měl by však být jednoduchý, krátký, profesionální a pokud je to možné, bez grafiky.

  • Pokud potřebujete okamžitou odpověď, neposílejte zprávu. Zatelefonujte nebo pošlete rychlou zprávu.

  • Pokud se účastníte e-mailové konverzace, která obsahuje více než deset zpráv bez řešení, zvažte možnost zorganizování schůzky, aby se mohl příslušný problém prodiskutovat. E-mail není vždy vhodný prostředek k řešení složitých problémů. Vyberte zprávu a na kartě Domů ve skupině Odpovědět vyberte možnost Schůzka.

    Odpověď se schůzkou

  • Zprávy, které vyžadují rozsáhlejší odpověď, potvrďte. Pokud máte moc práce a nemůžete ihned poskytnout úplnou odpověď, dejte odesílateli vědět, že se problémem zabýváte a že odpovíte do určité doby nebo data. Zprávu si označte příznakem, abyste se k ní vrátili později.

  • Používejte Vysoká důležitost důležitost.

    Nabídka značek

  • Pokud pokládáte otázku, na kterou může odpovědět více lidí, vyberte jen jednu osobu a neposílejte svůj dotaz skupině.

Zpracovat: Označení příznakem při odeslání

Když posíláte zprávu osobě, od které potřebujete odpověď, postupujte takto:

  • Zprávu si označte při odeslání příznakem.

  • Název úkolu zprávy s příznakem změňte na panelu úkolů tak, aby začínala textem Zpracovat.

  • Označte ho kategorií @Čeká se.

  • Když provedete tyto tři kroky, budete vědět, že vaší příští akcí má být odeslání další zprávy nebo zjišťování odpovědi.

Tip: Připomínka, že máte odeslat další zprávu, je obvykle účinnější než označení příznakem u zprávy pro příjemce. Stejně tak když slíbíte ve zprávě, že něco uděláte, označte si takovou zprávu příznakem, abyste měli na panelu úkolů úkol, který vám to připomene.

Základní pravidla pro profesionální zprávy: Co nedělat

  • Nepoužívejte šablony.

  • Nezahrnujte svého vedoucího do všech zpráv, které posíláte.

  • Neposílejte zprávy, když se zlobíte. Je lepší zprávu napsat, uložit do složky s koncepty a vrátit s k ní později.

  • Neočekávejte rychlou odpověď, když posíláte dlouhé zprávy (delší než dva odstavce).

  • Neposílejte zprávu s žádostí o reakci dřív než jeden den po odeslání první zprávy. Jestliže nedostanete odpověď včas, zkuste kontakt přes telefon nebo aplikaci pro posílání zpráv, jako je Microsoft Teams.

  • Nepoužívejte oznámení o přečtení nebo doručení u každé odeslané zprávy. Používejte je jenom tehdy, když si nejste jistí, že vaši příjemci zprávu obdrží.

  • Ke každé zprávě, kterou odešlete, Vysoká důležitost nepřipojujte příznaky nebo upozornění na vysokou důležitost. Vaši příjemci se je naučí ignorovat.

  • Nepoužívejte všechna písmena velká.

  • Neposílejte přílohy – raději posílejte odkazy. Toto pravidlo platí zejména pro žádosti o schůzky, kde můžou přílohy významným způsobem přispět k překročení kvót stanovených pro servery.

  • Nerozšiřujte distribuční seznamy. Při rozšiřování distribučních seznamů se zprávy hůř čtou a v důsledku toho se můžou doručit do nesprávných poštovních složek u osob, které používají pravidla.

  • Vyhněte se sarkastickým poznámkám. Váš pokus o humor nemusí být pochopen.

  • Nepište nic, co by nemohl číst kdokoli z vaší společnosti. Nikdy nevíte, kde může vaše zpráva skončit.

  • Nepoužívejte kurzívu nebo zábavná písma, která se těžko čtou.

  • Nepoužívejte červené barvy písma, protože se obtížně čtou a můžou se nesprávně interpretovat jako velmi důležité sdělení.

  • U skupiny kontaktů nepoužívejte možnost Odpovědět všem, pokud žádáte o odebrání. Vůbec nikdy.

Doporučení pro skupiny kontaktů (dříve označované jako distribuční seznamy)

Pokud odpovídáte rozsáhlé skupině kontaktů, dodržujte všechny pokyny, jak máte a nemáte postupovat.

Pokud potřebujete více informací nebo chcete problém prověřit samostatně, pošlete odpověď celé skupině kontaktů, abyste všem dali vědět, že reagujete. Pak odpovězte příslušnému kontaktu individuálně. Po vyřešení daného problému nezapomeňte skupinu kontaktů v odpovědi o řešení informovat. Díky tomu můžou ostatní uživatelé ve skupině kontaktů na řešení odkazovat.

Přesměrování dalším osobám

Když někdo pošle zprávu skupině kontaktů, jejímž jste členem, a bylo by lepší, kdyby na tuto zprávu odpověděl někdo jiný nebo jiná skupina kontaktů, postupujte takto:

  • Odpovězte a na řádku Komu uveďte správnou skupinu kontaktů nebo osobu.

  • Nechejte posílat odpovědi správné skupině kontaktů nebo osobě.

  • Původní skupinu kontaktů neuvádějte na řádku Skrytá kopie, protože by zprávu nebylo možné filtrovat podle pravidel nastavených ostatními uživateli. Tuto skupinu kontaktů raději ponechejte na řádku Komu nebo Kopie.

  • Pokud přecházíte na novou roli a zjistíte, že přesměrováváte poštu dalším uživatelům pravidelně, nastavte si rychlý krok.

Odstranění ze skupiny kontaktů

Když dostanete e-mail od skupiny kontaktů, ve které nechcete být, pošlete zprávu správci sítě nebo vlastníkovi skupiny kontaktů a požádejte o odebrání. Neodpovídejte celé skupině kontaktů. Vlastníka skupiny kontaktů zjistíte tak, že poklikáte na název skupiny kontaktů na řádku Komu.

Použití vloženého komentáře

Přidání vloženého komentáře do zprávy, kterou obdržíte, představuje pohodlný způsob, jak odpovědět na otázky a rychle reagovat na problémy. Osvědčil se následující postup:

  1. Ve zprávě uveďte, že jste přidali vložený komentář. Například přidejte poznámku Viz další komentář níže.

  2. Odlište svůj text od původní zprávy. Například:

    • Změňte barvu písma.

    • Před komentář přidejte svoje jméno nebo iniciály do závorek, například [Jiří Burian].

      Obrázek

    • Změňte písmo na kurzívu nebo tučné písmo nebo obojí.

  3. Neodstraňujte nic, co jste nenapsali.

V případě, že chcete okomentovat jen malou část delší zprávy, zkopírujte příslušnou část do odpovědi, použijte jinou barvu a citovanou část oddělte uvozovkami. Potom napište svou odpověď.

Kdy používat skrytou kopii

Když přidáte jméno příjemce do pole Skrytá kopie ve zprávě, bude odeslána kopie této zprávy příslušnému příjemci, ale jméno příjemce se ostatním příjemcům zprávy nezobrazí.

Funkci skryté kopie používejte, když chcete odebrat osoby, které jsou v e-mailové konverzaci navíc, když si myslíte, že již nepotřebují další e-mail nebo když se změní téma konverzace.

Jestliže například jste jedním z pěti uživatelů, kteří dostali otázku, a chcete odpovědět, přesuňte ostatní čtyři kontakty na řádek Skrytá a napište do zprávy něco jako: Přidávám na skrytou kopii Jakuba, Jaroslava, Josefa a Janu. Tady je odpověď… Další zprávy se pak budou posílat mezi vámi a původním odesílatelem.

Skrytou kopii nepoužívejte k tomu, abyste někoho dalšího (například svého vedoucího) informovali o citlivé záležitosti. Příjemce Skryté kopie si nemusí uvědomit, že obdržel skrytou kopii a může odpovědět všem, čímž odkryje, že obdržel skrytou kopii zprávy. Může to být považováno za neférové jednání.

Pokud chcete další osobu informovat o nějaké záležitosti, raději zprávu po odeslání předejte.

Začátek stránky

Kalendář a schůzky

Kdy je vhodné svolat schůzku?

Schůzku svolejte v následujících případech:

  • Nová skupina lidí spolu poprvé pracuje.

  • Několik lidí si mezi sebou poslalo více než 10 relativně dlouhých zpráv.

  • Je potřeba diskutovat, debatovat nebo spolupracovat.

  • Schůzku svolejte, pokud se jedná o nejúčinnější způsob, jak se posunout dál. Dříve než schůzku svoláte, jasně stanovte její cíl.

Koho pozvat

Pozvěte pouze zainteresované osoby. S každou osobou navíc pozvanou na schůzku se zvýší její složitost a zhorší možnosti řízení. Na druhou stranu, pokud je potřeba učinit rozhodnutí, je nutné, aby byli přítomni všichni klíčoví účastníci, protože jinak by schůzka byla plýtváním času a prostředky.

Výběr času konání schůzky

Dobu, kdy se můžou všichni sejít, zvolte na základě informací o volném čase pozvaných účastníků v modulu Kalendář. K zobrazení dostupnosti všech účastníků použijte Pomocníka pro plánování.

V mřížce informací o volném čase budou zobrazeny dostupné časy schůzek. Dvojice čar a zvýraznění označuje navrhovaný začátek a konec schůzky.

Pomocník pro plánování

Pokud při vytváření žádosti o schůzku chcete zobrazit Pomocníka pro plánování, vyberte na kartě Schůzka ve skupině Zobrazit možnost Pomocník pro plánování.

Zobrazit pomocníka pro plánování

Podokno Vyhledávač místností obsahuje navrhované časy, které jsou pro schůzku nejvhodnější (tj. kdy je k dispozici většina účastníků). Pokud chcete zvolit čas schůzky, vyberte některý z navržených časů v podokně Vyhledávač místností v části Navrhované časy nebo vyberte čas v mřížce informací o volném čase.

Navrhované časy

Poznámka: Jestliže se podokno Vyhledávač místností nezobrazí, vyberte na kartě Schůzka ve skupině Možnosti položku Vyhledávač místností.

Vybrat vyhledávání místností

Jestliže zjistíte, že pravidelně vytváříte schůzky se stejnou skupinou kontaktů, vytvořte v navigačním podokně skupinu, abyste snadněji u těchto kontaktů získali informace o volném čase. Tyto skupiny zároveň můžou zahrnovat místnosti, což usnadní vyhledání volného prostoru ke schůzce.

Postup vytvoření skupiny kalendářů:

  • V Kalendáři přejděte v navigačním podokně k seznamu kalendářů a klikněte pravým tlačítkem myši na Vlastní kalendáře.

  • Zadejte název nové skupiny kalendářů a vyberte Enter.

  • Klikněte pravým tlačítkem myši na novou skupinu kalendářů a vyberte Přidat kalendář.

  • Zvolte zdroj a pak vyberte kalendáře, které chcete přidat.

Kdy se setkat osobně a kdy na dálku

Osobně se setkejte v následujících případech:

  • Skupina bude společně pracovat poprvé.

  • Mají se prezentovat nebo rozdat neelektronické materiály.

  • Jedná se o pracovní debatu.

  • Jedná se o schůzku vyžadující značnou spolupráci.

  • Ne všichni uživatelé mají k dispozici telefon, aplikaci pro online konference nebo odpovídající software a vybavení pro e-schůzky.

V ostatních případech zvažte využití aplikace pro online schůzky, jako je Microsoft Teams, nebo telefonickou schůzku.

Tip: Pokud budete na schůzku cestovat, naplánujte si v kalendáři dobu na cestu před schůzkou a po ní.

Práce se souvisejícími dokumenty

Když se připravujete na schůzku, je často nutné sdílet před schůzkou nebo během ní dokumenty.

Logo Office Pokud jsou všichni účastníci připojení k podnikové síti, dejte dokumenty na SharePoint webu nebo na sdílenou síťovou jednotku.

Logo Office Pokud některý z účastníků pochází z vaší společnosti (například dodavatel, který nemá přístup k vašemu intranetu), zvažte použití SharePoint Workspace.

V žádostech o schůzku neposílejte přílohy.

Příprava programu: Úkoly mají pomáhat

  • Centrálním umístěním položek agendy je kategorie @Schůzka   .

Vytvořte jeden úkol, označte ho kategorií @Schůzka a nastavte Počáteční datum nebo Termín splnění s datem vaší schůzky. S tím, jak se bude blížit datum schůzky a budou přibývat témata k diskuzi, přidávejte k úkolu poznámky, odrážky a nápady, jak vás napadnou. Tento úkol bude programem vaší schůzky.

Po schůzce označte úkol jako dokončený a vytvořte nové úkoly k dalším akcím.

  • Chcete prodiskutovat sadu zpráv nebo jenom jednu zprávu?   

Pokud máte zprávu, kterou chcete probrat na schůzce, označte ji příznakem pro den schůzky a pomocí kategorie @Schůzka.

Pokud chcete na schůzce prodiskutovat víc než tři zprávy, neoznačujte každou z nich příznakem, protože by to vedlo k přeplnění vašeho seznamu úkolů. Místo toho vytvořte nový úkol s názvem schůzky. Klikněte na něj pravým tlačítkem myši a přetáhněte na něj příslušné zprávy (zkopírujte je). Úkol označte kategorií @Schůzka.

  • Když pro své myšlenky potřebujete víc místa:   

Logo Office Pokud spolupracujete s jinými lidmi nebo potřebujete víc místa pro své myšlenky, zvažte použití poznámkového bloku OneNote, který můžete sdílet buď prostřednictvím webu SharePoint, nebo na místním serveru. OneNote přináší bohatější nabídku možností pro záznam poznámek než úkoly v Outlooku.

Během schůzky: Spolupráce

Nástroj, který používáte pro spolupráci v průběhu schůzky, závisí na umístění a přístupu účastníků.

Pokud spolupracujete na dokumentu a všichni účastníci jsou ve stejné místnosti, použijte funkce aplikace Word Sledování změn a Komentář.

Logo Office Pokud prezentujete a někteří lidé jsou vzdálení, použijte online schůzku a funkce chatu aplikace Microsoft Teams nebo pro méně formální schůzky, připojte se ke všem pomocí skupinového chatu Microsoft Teams sdílejte plochu nebo druhý monitor.

Logo Office Pokud chcete spolupracovat ad hoc způsobem, můžete pomocí OneNote k posouníní poznámek v jednom poznámkovém bloku. Pokud se nejedná o sdílený poznámkový blok, pošlete poznámky po skončení schůzky ve zprávě.

Logo Office Pokud ke schůzce pokládáte poznámky nebo minuty, můžete pomocí OneNote do poznámek vložit podrobnosti Outlook schůzky. Po schůzce můžete poslat poznámky účastníkům jako zprávu.

Jak ukončit opakovanou schůzku

Když doběhne série schůzek, je lepší namísto zrušení schůzky, při kterém by byly odstraněny všechny historické instance schůzky, změnit vzorec opakování na ukončení při posledním konání schůzky. Uděláte to tak, že vyberete tlačítko Opakování a změníte koncové datum.

Kdy a jak sdílet kalendář

Možná nebude vhodné, abyste sdíleli svůj kalendář, protože by sice každý ve vaší organizaci mohl vidět, kdy máte volno a kdy ne, ale nemusí být žádoucí, aby každý znal obsah nebo předmět schůzek. Svůj kalendář však můžete snadno sdílet s členy týmu, pokud chcete, aby měli možnost zobrazit všechny vaše schůzky.

Může být vhodné, aby někdo jiný spravoval za vás váš kalendář, například asistentka, která za vás může přijímat nebo odmítat žádosti o schůzky. V takovém případě můžete svůj kalendář delegovat. Pokud delegujete kalendář, vyberte jenom jednu osobu: Nenastavujte u svého kalendáře jako delegáty všechny uživatele. Když budete mít více než jednoho delegáta, může v kalendáři dojít k chybám.

Logo Office Vytvořit SharePoint kalendář pro aktivity skupiny, ke které má přístup každý, a ne pro sdílení kalendáře. Kalendář na webu SharePoint můžete například vytvořit proto, aby bylo možné sledovat plány dovolených ve skupině.

Pokud schůzky vytváříte s účastníky, kteří si nemůžou zobrazit vaše informace o volném čase (například kontakty mimo vaši společnost), pošlete jim svůj kalendář ve zprávě.

Poznámka: To, zda je váš kalendář sdílený, závisí na verzi systému Microsoft Exchange Server používané ve vašem systému a na tom, jak správce server nakonfiguroval.

Začátek stránky

Kontakty

Kdy používat kontakty z Outlooku v podnikovém prostředí

I když pracujete pro společnost s globálním adresářem, nastanou situace, kdy si budete chtít ponechat kontakt v aplikaci Outlook. Kontakty vytvářejte pro:

  • Osoby mimo vaši organizaci

  • Osoby, u kterých si chcete něco připomenout nebo u kterých chcete přidat ke kontaktu informace, například datum narození

  • Osoby, které chcete synchronizovat s mobilním telefonem, zejména pokud váš telefon není připojen k podnikovému adresáři nebo pro případy, kdy nemáte k dispozici připojení

Kdy v Outlooku vytvořit skupinu kontaktů

Skupiny kontaktů (dříve označované jako osobní distribuční seznamy) vytvářejte v aplikaci Outlook, když chcete usnadnit odesílání zpráv skupině uživatelů mimo společnost. Pro všechny skupiny uvnitř společnosti vytvořte veřejnou skupinu kontaktů (informace, jak postupovat, vám poskytne správce systému).

Začátek stránky

Nejčastější dotazy

Co jsou rychlé kroky?

Funkce Rychlé kroky vám umožňuje provést několik akcí jediným kliknutím. Jedná se o užitečný nástroj, díky kterému můžete udržet doručenou poštu v nezahlceném stavu a používat Outlook efektivněji. Pokaždé, když si uvědomíte, že v Outlooku opakujete stejné kroky, zkuste si vytvořit rychlý krok.

Poznámka: Funkce Rychlé kroky se používá jen u poštovních položek (například u položek v doručené poště).

Proč má být podokno čtení zobrazené napravo a ne dole (nebo vypnuté)?

Čtení delšího sloupce úzkého textu je snadnější než čtení kratší a širší části textu. Je to proto, že se oči pohybují snadněji dolů než na velkou vzdálenost zleva doprava, kdy může neustálý pohyb hlavou a krkem způsobit únavu. Lepší je mít podokno čtení zapnuté, abyste nemuseli otvírat každou zprávu, jejíž obsah si chcete přečíst.

Co mám dělat se složkami, které již nepotřebuji?

Seznam složek v navigačním podokně by měl být vyhrazen pro složky, které často používáte. Pokud obsahuje složky, které neznáte, přesuňte veškerou poštu do složky pro referenci a stávající složky smažte.

Jak nastavím, aby se všechny zprávy posílané jen mně zobrazily modrou barvou?

  1. Na kartě Zobrazení vyberte ve skupině Aktuální zobrazení možnost Nastavení zobrazení.

    Nastavení zobrazení

  2. V dialogovém okně Rozšířené nastavení zobrazení vyberte Podmíněné formátování.

    Upřesnit nastavení zobrazení

  3. V dialogovém okně Podmíněné formátování vyberte tlačítko Přidat.

  4. Do pole Název zadejte a potom vyberte Písmo.

  5. V dialogovém okně Písmo vyberte v části Barva možnost Modrá a pak zvolte OK.

  6. V dialogovém okně Podmíněné formátování vyberte tlačítko Podmínka.

  7. V dialogovém okně Filtr zaškrtněte políčko Kde jsem vedle položky Jediná osoba na řádku Komu a v každém otevřeném dialogovém okně vyberte tlačítko OK.

    Poznámka: Podmínku Kde jsem můžete změnit přes rozevírací nabídku.

Kdy mám použít zobrazení konverzace?

Zobrazení konverzace je užitečné v následujících případech:

  • Když kontrolujete zprávy méně často, a musíte tedy zobrazovat současně více zpráv.

  • Máte velké množství vláken konverzace, ve kterých je značné množství předávaných informací v rámci diskuzí.

  • Potřebujete vidět kontext, kdo komu odpovídal.

  • Dostáváte velké množství zpráv.

Když zobrazíte zprávy v zobrazení konverzace, budete snadno vidět konverzace s největší frekvencí předávání informací. V takových případech je vhodné přečíst jen poslední zprávu v konverzaci a reagovat na ni. Také můžete vybrat celou konverzaci a provést s ní nějakou akci. Například může obsahovat dlouhou řadu zpráv, kde v poslední se jednoduše říká: „Děkuji, to mi jako odpověď na mou otázku stačí.“, takže zbytek konverzace můžete smazat.

Když se nacházíte v okně konverzace, můžete také vidět zprávy z ostatních složek, což je velice užitečné, když obdržíte novou zprávu k dlouhé konverzaci – můžete vidět celou historii, včetně svých odpovědí.

Mám mít osobní a pracovní zprávy pohromadě?

To, že snížíte počet míst, kde si čtete zprávy, neznamená, že byste měli míchat pracovní a osobní zprávy dohromady. Osvědčilo se používat pro pracovní a osobní komunikaci samostatné e-mailové účty. Měli byste ale snížit počet e-mailových adres, se kterými musíte pracovat. Outlook vám naštěstí umožňuje zobrazit několik účtů současně. Kromě pracovního e-mailového účtu (Exchange Server) si můžete do stejného profilu v Outlooku přidat i další účty, jako je Outlook.com nebo Gmail.

Jak mi pomůžou stavy označující přečtenou a nepřečtenou zprávu?

Prostřednictvím stavů označujících přečtenou a nepřečtenou zprávu v Outlooku snadno a rychle zjistíte, které zprávy jste nejméně jednou přečetli a které jste zatím nepřečetli. Uvedené stavy však můžete jednoduše nastavit, i když se jen proklikáváte zprávami, takže se nejedná o dokonalou evidenci, ale pouze o nástroj.

Pokud chcete rychle označit zprávu jako přečtenou, stiskněte klávesovou zkratku CTRL+Q. Jestliže ji chcete označit jako nepřečtenou, stiskněte zkratku CTRL+U.

Proč stav označující zprávu jako přečtenou nebo nepřečtenou nestačí?

Někteří uživatelé se tyto stavy snaží používat k označení nové zprávy nebo referenční položky. Stav označující nepřečtenou zprávu je však nespolehlivý, protože jakmile zpráva ztratí fokus (když vyberete jinou zprávu), označí se automaticky jako přečtená. Navíc poměrně často označují zprávy jako přečtené jiná zařízení (například telefony). V takovém případě se pak zprávy musí nevyhnutelně číst znovu a znovu je nutné věnovat duševní úsilí rozhodování o nezbytných krocích. Používání těchto stavů k rozlišování položek v doručené poště na úkoly a na zatím nezpracované zprávy přestane fungovat, pokud vám přijde velké množství zpráv, jejichž část vůbec nepřečtete, protože po jediném pohledu na jejich předmět víte, že je číst nemusíte. Daleko efektivnějším postupem zpracování doručené pošty je procházení jednotlivých zpráv a rozhodování o příslušných akcích u každé z nich. Pak by neměly zůstávat v doručené poště jako nepřečtené, ale měly by se z ní přesunou pryč.

Proč je vhodné zprávy zařazovat?

Ukázalo se, že je dobré mít zprávy uložené v hlavním úložišti, abyste je mohli poté, co je zpracujete, použít později pro referenci. Když budete mít omezený počet složek, které je potřeba prohlížet (1-Reference a 2-Osobní), není třeba mít obavy, že zprávu zařadíte do nesprávné složky, ani není nutné zprávu kopírovat do více složek, pokud se zpráva týká více než jednoho tématu či projektu.

Tím neříkáme, že není třeba procházet všechny zprávy, které se týkají určitého tématu nebo projektu. Outlook nabízí lepší nástroje (například kategorie a složky výsledků hledání), které vám umožní efektivně hledat.

Proč mám mít jenom jednu referenční složku?

Díky tomu, že máte jednu referenční složku, nemusíte přemýšlet nad tím, ve které složce jsou uloženy které zprávy, a budete vědět, že na všechno, co se nachází v této složce, jste se již podívali a že jste si tyto položky chtěli uchovat.

Když budete mít více složek, bude nutné, abyste se vždy, když budete chtít zařadit zprávu, rozhodli, kterou složku použít. To se nadále komplikuje, když pro zprávu existuje více vhodných složek. Vzhledem k tomu, že při více možnostech výběru řadu složek nevyužijete, budou složky nepřehledné.

Přestože uchovávání všech zpráv ve složce doručené pošty se může zdát důležité, skrytě za to zaplatíte pokaždé, když se podíváte na zprávu a budete přemýšlet, jestli ji musíte zpracovat nebo jestli ji máte uloženou jen pro referenci. Pokud si v doručené poště necháte jen nové položky, přestanete se zbytečně stresovat. Složka doručené pošty je místem, do kterého vám můžou zasahovat ostatní. O obsahu referenční složky však rozhodujete výhradně vy.

Proč potřebuji různé složky pro skupiny kontaktů?

  • Ikona archivu Různé nastavení archivace:    Pro různé skupiny kontaktů byste měli vytvořit různé složky podle tématu a frekvence automatické archivace. Pokud jste například členem skupiny kontaktů pro vyhledávání volných míst ve sdílených vozech, měly by být zprávy ve složce Vyhledávání volných míst odstraňovány každý den. Skupina kontaktů, která se vztahuje k pracovním tématům, by se měla archivovat méně často, například ročně.

  • Efektivní seskupení konverzací:    Když máte samostatné složky pro tematické skupiny kontaktů, můžete vidět pohromadě ve skupině celé konverzace. V případě potřeby lze ve složce účinně vyhledávat.

Proč potřebuji samostatné složky pro skupiny kontaktů a informační kanály RSS?

Zprávy odesílané na velké distribuční seznamy a do informačních kanálů RSS můžou vaši doručenou poštu snadno zahltit. Chovejte se k těmto informačním streamům stejně jako k obsáhlým novinám: můžou zahrnovat užitečný nebo zajímavý článek, ale čtení celého obsahu by trvalo velmi dlouho. Využijte pravidla, aby vám pomohla rozlišit pro vás nejzajímavější a nejrelevantnější obsah.

Které skupiny kontaktů by se měly přesměrovat do jiné složky než Doručená pošta?

Správnými kandidáty pro pravidla distribučních seznamů a složek jsou distribuční seznamy s následujícími vlastnostmi:

  • Je do nich doručováno mnoho zpráv.

  • Jsou směrovány mnoha lidem.

Zprávy podnikové úrovně s důležitými informacemi (například od generálního ředitele) a zprávy z oddělení IT o výpadku serveru by neměly být doručeny do složky. Zprávy pro skupinu kontaktů, které jen příležitostně obsahují užitečný nebo zajímavý obsah, bez ohledu na četnost, by měly mít pravidlo a složku.

Jak nastavím pravidla pro informační kanál RSS?

Pokud se přihlásíte k odběru několika informačních kanálů RSS, pracujte s nimi jako s dalším distribučním seznamem. Přesuňte zajímavé položky z informačního kanálu RSS (podle klíčových slov) do složky doručené pošty. Ostatní položky nechejte automaticky zařazovat do složek informačních kanálů RSS.

Co když používám zásady uchovávání informací nebo online archiv na serveru Exchange Server?

Namísto automatické archivace používejte řešení, které stanovila vaše organizace, a jako vždy, dodržujte podnikové zásady. Pokud tyto zásady stanoví, že máte používat více složek pro jednotlivé typy položek, postupujte v souladu s nimi.

Proč je vhodné používat pravidla?

Postupem času budete pravděpodobně dostávat čím dál větší počet zpráv. Nemůžete si přečíst každou doručenou zprávu – a ani byste se o to neměli pokoušet. Radši čtěte jenom zprávy, jejichž přečtení je pro vás důležité. Pravidla vám pomůžou upřednostnit důležité zprávy a minimalizovat vyrušení.

Tip: Jenom proto, že vám (nebo do distribučního seznamu, jehož odběr máte přihlášen) byla odeslána zpráva, není potřeba příslušnou zprávu číst, ani na ni odpovídat.

Jaká data nastaví příznaky?

Rychlý krok

Akce

Kdy použít

Dnes

Dnes

Dnes

Zítra

Zítra

Zítra

Tento týden

Ode dneška za dva dny nebo poslední den v týdnu, podle toho, která z možností nastane dřív. (Ve výchozím nastavení, je to pro pondělí Středa, pro středu Čtvrtek.)

Poslední den pracovního týdne

Příští týden

První den dalšího pracovního týdne

Poslední den dalšího pracovního týdne

Co mám dělat s úkoly a příznaky označenou poštou na panelu úkolů z předchozích let?

Pokud úkoly ani příznaky aktivně nepoužíváte k žádnému účelu, vyberte všechny položky, klikněte na ně pravým tlačítkem myši a zvolte možnost Odstranit. Tato akce odstraní staré úkoly a odebere příznak ze zpráv s příznakem a kontaktů, aniž by byly odstraněny příslušné položky.

Co mám dělat s nepoužitými kategoriemi?

Všechny kategorie, které neplánujete použít, odstraňte. Stejná sada kategorií se vztahuje na všechny položky, pokud tedy používáte kategorie u kontaktů, je třeba si je ponechat.

Jaký je nejlepší způsob volby barev?

Při vytváření barevných kategorií pečlivě vybírejte barvy. Nevybírejte například stejnou barvu pro kategorii @Telefon i @E-mail, ale vyberte podobné kategorie (například odstíny zelené) pro všechny kategorie 1:1. Postupem doby budete umět podívat se na seznam úkolů a jenom na základě barvy určit, jestli je možné daný úkol momentálně provést. Pokud je například kategorie @Domů fialová a vy jste v práci, nemůžete provádět žádné fialové úkoly.

Proč si mám plánovat čas?

Tím že si budete plánovat čas pomocí kalendáře, bude probíhat aktualizace informací o vašem volném čase a jiní uživatelé vám s menší pravděpodobností naplánují jiný úkol. Pokud máte přeplněný kalendář, může to představovat jediný způsob, jak si vyhradit čas na konkrétní práci.

Také vám to pomůže dát si závazek, že práci uděláte – pokud to uvedete v kalendáři, měli byste se cítit zavázáni, že ve stanovenou dobu příslušnou práci odvedete. Když vám na dobu vyhrazenou pro práci někdo naplánuje jiný úkol, nezapomeňte si příslušný čas přeplánovat. Nesnažte se sami sebe ošidit.

Jak mám zpracovat těch 10 000 zpráv, které mám v doručené poště?

Pokud máte v doručené poště více než 20 položek, zpracujte zprávy, které jste dostali minulý týden, a pak vyberte všechny zbývající zprávy a přesuňte je do složky 1-Reference. Ano, můžete to udělat a bude to skvělý pocit.

Proč dostávám tolik zpráv?

Pokud máte pocit, že jste zavaleni zprávami, pravděpodobně dostáváte víc zpráv, než jste schopni zpracovat a je možné že bude potřeba nastavit přísnější pravidla. Zkuste analyzovat, odkud zprávy přicházejí, tím, že je seřadíte podle kategorie Od a potom sbalíte všechna záhlaví. Čtete skupiny kontaktů, které nepotřebujete číst? Pokud ano, vytvořte si pravidlo. Když změníte zobrazení, nezapomeňte ho vrátit zpět.

Mám 10 minut: Co si mám ve složce doručené pošty přečíst nejdříve?

Pokud máte málo času, například mezi schůzkami, můžete si přečíst zprávy označené modrou barvou – tedy zprávy odeslané přímo vám. Tyto zprávy často čekají na váš další krok a jsou nejdůležitější.

Jak často mám číst zprávy?

Pro mnoho z nás je čtení zpráv téměř návyková záležitost. Věnujte 20 minut ráno tomu, že zprávy projdete, a pak obraťte svou pozornost k vytvoření denního přehledu seznamu úkolů. Pak se pusťte do práce. Když omezíte dobu, kterou strávíte čtením zpráv, na jednou ráno a jednou na konci dne, může se významně zvýšit vaše produktivita. Zkuste tak postupovat týden a uvidíte.

Jak mám zvládat komplikované úkoly?

Logo Office Některé úkoly vyžadují větší prostor pro plánování. Pro tyto úkoly použijte aplikaci OneNote. Pokud například plánujete projekt s více kroky, s vnořenými úkoly a podobně, bude vhodnějším nástrojem aplikace OneNote.

Pokud si jen chcete připomenout několik souvisejících úkolů, uveďte je v seznamu v textu hlavní části úkolu. Pokud existují související zprávy, přetáhněte je do jednoho úkolu.

Mám mít osobní a pracovní úkoly pohromadě?

Pokud je to možné, mějte osobní a pracovní úkoly pohromadě na jednom místě. Tím, že budete udržovat jenom jeden seznam, snížíte počet míst, kde musíte zjišťovat, co je potřeba udělat. I když už máte jenom jeden seznam, použijte k oddělení osobních a obchodních úkolů kategorie, abyste seznam mohli účinně spravovat. Vaše osobní úkoly se uloží na Exchange Server vaší společnosti, takže by si je mohli zobrazit pracovníci oddělení IT. Proto si do seznamu přidávejte jen takové osobní úkoly, které nebudou působit nevhodně.

Proč není správné snažit se na úkoly prostě pamatovat?

Pamatování úkolů nemusí fungovat. Pokud se spolehnete na Outlook, osvobodí vás to a nebudete muset zbytečně zaměstnávat svůj mozek tím, že budete sledovat, jaké máte úkoly. Můžete přestat plýtvat energií mozku, protože si nebudete muset neustále úkoly připomínat (nesmím zapomenout poslat Janovi zprávu o šablonách, poslat Janovi zprávu o šablonách…). Pak se budete moct soustředit na aktuální činnost.

Proč si mám úkoly ukládat v Outlooku?

Příčiny, proč seznam úkolů v aplikaci Outlook funguje lépe než seznam na papíře:

  • Seznamy na papíře nelze automaticky aktualizovat.

  • V seznamech na papíře nelze snadno měnit uspořádání.

  • Svůj seznam úkolů odkudkoli zobrazíte přes Outlook na webu.

  • Logo Office Outlook se integruje s OneNotem, s Microsoft SharePoint Serverem a s mobilním zařízením.

  • Seznamy na papíře lze snadno ztratit.

Pokročilé nastavení: Jak vytvořím složku výsledků hledání?

K dispozici je možnost snadného přístupu k sadě zpráv týkajících se určitého tématu pro schůzku. Vytvořte kategorii pro schůzku a potom vytvořte složku výsledků hledání s následujícími kritérii: kategorie <název> a nedokončeno a od určitého časového období. Když obdržíte zprávu k danému tématu, označíte ji příslušnou kategorií. Když se sejdete, označíte zprávy, které jste probrali, jako dokončené.

Začátek stránky

Reference

Z následujících zdrojů lze získat řadu skvělých knih a informací týkajících se správy času:

Knihy a další zdroje

Začátek stránky

Potřebujete další pomoc?

Chcete další možnosti?

Prozkoumejte výhody předplatného, projděte si školicí kurzy, zjistěte, jak zabezpečit své zařízení a mnohem více.

Komunity vám pomohou klást otázky a odpovídat na ně, poskytovat zpětnou vazbu a vyslechnout odborníky s bohatými znalostmi.