當您繼續在 Microsoft 365 上設定業務時,請務必瞭解您在何處儲存檔案的選項。

為您的企業設定檔案儲存與共享的最佳方式之一,就是針對您想要控制共用的個人檔案使用 OneDrive,以及針對所有人或大部分都應有權存取的檔案使用 SharePoint 和 Teams。

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OneDrive 是一個雲端儲存平臺,您可以在此儲存個人或個人檔案。 OneDrive 與 Word、Excel 和 PowerPoint 等應用程式緊密整合,可讓您方便地安全地儲存及存取機密檔。

當您想要建立只有您自己的檔時,請使用 OneDrive,例如在處理高度機密或私人資訊時。

若要開始使用 OneDrive,請入以下載並安裝 OneDrive 傳統型應用程式,然後依照提示登入,然後選取您要同步處理到雲端的資料夾。 

SharePoint 是一種共同作業工具,可用來管理及共用整個組織的檔案和資訊。 SharePoint 可讓多個使用者在單一中央位置共同作業。

當您需要建立由一組人員撰寫和管理的檔,或需要廣泛共用的檔時,請使用 SharePoint。 例如,使用它做為小組成員檢視專案時程表、任務和里程碑的集中位置。 這可讓團隊追蹤進度、保持進度,以及更有效率地共同作業。

  • 若要 在 SharePoint 中建立新檔案,請流覽至您要建立檔案的文件庫,然後按一下 [ 新增 ] 按鈕。

  • 若要 管理檔案,請取出檔案以進行變更,然後在完成後將檔案存回。

  • 若要 共用檔案,請按一下檔案,然後選取 [共用]。 您也可以在適當的應用程式中開啟檔案,例如Word或 Excel,並啟用共同撰寫,以即時共同作業。 若要檢視舊版檔案,請按一下該檔案,然後選取 [版本歷程記錄]深入瞭解如何在 SharePoint 中管理檔案

Teams 和 SharePoint

當您建立新的小組時,它會自動建立與小組連結的對應 SharePoint 網站。

您可以使用 SharePoint 來儲存及管理與您小組工作相關的檔案,而且您可以直接在 Teams 中共用這些檔案。 您也可以使用 SharePoint 許可權來控制誰可以檢視、編輯和刪除檔案,而且您可以使用版本控制項來追蹤一段時間後檔案的變更。

當您在 Teams 中建立新頻道時,該頻道會在相對應的 SharePoint 網站中建立新資料夾。 這表示所有與該通道相關的檔案和交談都會儲存在該資料夾中,以便輕鬆組織和管理您的工作。 

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後續步驟

設定您為企業儲存檔案的方式之後,您會想要開始與其他人共用檔案和共同作業。

在 Teams 中共同作業

儲存及共用組織外部

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