Сохранение и совместное использование за пределами организации

Концептуальные изображения

С помощью Microsoft 365 вы можете безопасно обмениваться файлами в Word, Excel и PowerPoint с клиентами для совместной работы над ними. 

Что я узнаю?

  • Сохранение файла в OneDrive

  • Как безопасно делиться файлами с клиентами или другими пользователями, не в вашей компании

Что мне нужно?

  • Word, PowerPoint или Excel

  • OneDrive, SharePoint или Teams

Совет

Мы будем использовать Word для этого руководства, но он работает точно так же в PowerPoint, Excel и т. д.

  1. Откройте Word.Если у вас уже есть Word, выберите Файл > Создать.

  2. Выберите шаблон или, чтобы начать с нуля, выберите Пустой документ

  3. Добавьте содержимое в документ, пока вы не будете готовы предоставить к нему доступ другим пользователям.

Дополнительные сведения о создании и форматировании документов в Word см. в статье Создание документа в Word.

Сохраняя файлы в облаке, вы можете совместно работать с другими пользователями, а также получать доступ к файлам из любого места — на компьютере, планшете или телефоне.

Совет

Сохранение файла в OneDrive также включает функцию автосохранения, которая автоматически сохраняет файл по мере работы. Еще одна вещь, которую вы помните, и ваш файл всегда безопаснее и актуально.

  1. Выберите Файл > Сохранить как

  2. Выберите OneDrive — <YourCompanyName>

  3. Выберите папку, в которой вы хотите сохранить документ.

  4. Введите описательное имя файла и нажмите кнопку Сохранить.

Дополнительные сведения о сохранении документа в OneDrive см. в статье Сохранение документа в OneDrive в Word

Совет

Эти действия также работают с файлом, который сохраняется в библиотеке файлов Teams или SharePoint.

  1. Выберите Поделиться в правом верхнем углуWord и снова выберите Поделиться .

  2. Выберите Параметры связи.

  3. Выберите Люди выберите и нажмите кнопку Применить.

    Совет

    Если вы хотите, чтобы другой пользователь мог только просматривать файл, а не изменять его, выберите параметр Может изменять и измените его на Может просматривать.

  4. Введите полный адрес электронной почты клиентов за пределами вашей организации.

  5. При необходимости добавьте сообщение и нажмите пригласить.

    Важно

    Добавление сообщения снижает вероятность того, что сообщение общего доступа попадает в папку нежелательной почты, и помогает другому человеку понять, почему вы предоставляете ему общий доступ.

Дополнительные сведения о том, где сохранять файлы и как безопасно к ним предоставлять общий доступ, см. в разделе Хранилище файлов и общий доступ.

Когда вы предоставляете общий доступ к документу, получатель получает от вас электронное письмо со ссылкой на общий документ. 

Примечания

  • Если они не могут найти его, они должны проверка папку спама или нежелательной почты Email.

  • Щелкнув ссылку, ему может быть предложено перейти наMicrosoft 365 страницу, где им будет предложено отправить себе код. Они выбирают Отправить код , а затем возвращаются в папку "Входящие", открывают сообщение электронной почты и копируют код проверки. Затем они возвращаются на страницу Microsoft 365, вставляют код и выбирают Проверить.

Теперь они могут выбрать Открыть в сообщении электронной почты, чтобы открыть файл.

Сообщение электронной почты о том, что вам предоставлен общий доступ к файлу, включая кнопку для открытия файла.

Статьи по теме

Общий доступ к файлам с помощью OneDrive

Совместная работа над бизнес-документами

Нужна дополнительная помощь?

Нужны дополнительные параметры?

Изучите преимущества подписки, просмотрите учебные курсы, узнайте, как защитить свое устройство и т. д.

В сообществах можно задавать вопросы и отвечать на них, отправлять отзывы и консультироваться с экспертами разных профилей.